6 สิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อเลือกผู้ให้บริการ บัญชีเงินเดือน Payroll
คุณกำลังคิดที่จะเปลี่ยนไปใช้ผู้ให้บริการ บัญชีเงินเดือน Payroll รายใหม่แต่ยังลังเลใจเนื่องจากมีโอกาสเกิดการหยุดชะงักระหว่างการเปลี่ยนแปลง เช่น การจ่ายเงินเดือนที่ไม่ได้รับหรือข้อผิดพลาดของข้อมูล กระบวนการเปลี่ยนแปลงไม่จำเป็นต้องวุ่นวาย
กุญแจสำคัญในการแปลง บัญชีเงินเดือน Payroll ที่ประสบความสำเร็จ คือ กระบวนการแปลงที่มีประสิทธิภาพซึ่งตรง กับความต้องการเฉพาะของบริษัทของคุณ ในขณะที่ลดจำนวนงานที่ต้องใช้ในการเริ่มต้นให้เหลือน้อยที่สุด เมื่อคุณพร้อมที่จะเปลี่ยน ต่อไปนี้คือ 6 สิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือน
#1 ช่วงเวลาของการแปลงบัญชีเงินเดือน
การตัดสินใจว่าจะใช้โซลูชันบัญชีเงินเดือนใหม่เมื่อใดเป็นสิ่งสำคัญ หากคุณกำลังพิจารณาการแปลงกลางปี ไตรมาสที่ 2 เป็นช่วงเวลาที่ดีในการเริ่มกระบวนการ อีกทางเลือกหนึ่งคือการแปลงในช่วงปลายปี เวลาที่เหมาะในการเริ่มต้น Conversion สิ้นปีคือเดือนตุลาคม ดังนั้นจึงไม่ขัดแย้งกับการประมวลผลสิ้นปีที่คุณต้องจัดการ
ไม่ว่าคุณจะเลือกช่วงเวลาใดของปี กระบวนการปรับใช้ที่คล่องตัวจะช่วยให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่น ส่วนหนึ่งของกระบวนการนี้คือการทำงานร่วมกับที่ปรึกษาการขายที่มีประสบการณ์ และมีความรู้ ซึ่งเข้าใจความต้องการ และข้อกำหนดของคุณ เพื่อแนะนำวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุด ด้วยความซับซ้อนของโซลูชันด้านแรงงาน และความสามารถมากมายที่จะส่งผลกระทบต่อบริษัทของคุณ ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนที่ดีควรมีทีมขายที่มีส่วนร่วมทุกขั้นตอน
#2 การแปลงข้อมูล
เมื่อพิจารณาการแปลง สิ่งสำคัญคือต้องดูด้วยว่าระบบบัญชีเงินเดือนรวมเป็นหนึ่งเดียวกับ HR หลักและการเข้าร่วมหรือไม่ เมื่อข้อมูลการจ่ายเงินเดือน, HR หลัก และการติดตามเวลาถูกจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลส่วนกลาง สิ่งนี้จะให้ประโยชน์มากมาย ได้แก่:
- มีความยืดหยุ่นมากขึ้น
- ลดข้อผิดพลาดการจ่ายเงินเดือน
- กำจัดการป้อนข้อมูลที่ซ้ำกัน
- ต้นทุนแรงงานลดลง
- ผู้ใช้เพิ่มการมองเห็นแนวโน้ม และเมตริกของบริษัท
มองหาผู้ให้บริการที่มอบหมายผู้จัดการการนำไปใช้โดยเฉพาะซึ่งมีประสบการณ์ในการแปลความแตกต่างระบบ และแนะนำการปรับปรุงที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาด และลดค่าใช้จ่าย
ไม่ว่าบริษัทของคุณจะมีสวัสดิการพนักงาน ผลประโยชน์ที่ไม่ใช่เงินสด หรือ นโยบายการลาพักร้อนที่ซับซ้อน คุณต้องการมองหาโซลูชันที่จะตอบสนองความต้องการเฉพาะของคุณและปรับขนาดตามโครงสร้างของบริษัทของคุณ
#3 ความสามารถในการรวมข้อมูล
หลายบริษัทมีการลงทุนทางธุรกิจเพื่อประโยชน์ เช่น ซอฟต์แวร์บัญชีแยกประเภททั่วไป ระบบ ณ จุดขาย (POS) และแพ็คเกจเกษียณอายุ ความสามารถในการรวมระบบที่มีอยู่เหล่านี้ เข้ากับระบบบัญชีเงินเดือนออนไลน์นั้น เป็นประโยชน์อย่างมาก เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดมีความถูกต้อง และ เป็นปัจจุบัน สิทธิประโยชน์อื่นๆ ได้แก่:
- กำจัดการป้อนข้อมูลที่ซ้ำกัน
- ลดงานเอกสาร
- การรายงานตามเวลา
พิจารณาผู้ให้บริการที่มีพอร์ตโฟลิโอของการผสานรวมกับแอปพลิเคชัน และ ผู้ขายทางธุรกิจที่ได้รับความนิยมสูงสุด ผู้ให้บริการที่เป็นเจ้าของ และ พัฒนาเทคโนโลยีของตนเองมีความยืดหยุ่นในการพัฒนาการรวมข้อมูลของตนเอง ดังนั้น คุณจึงมีโซลูชันที่ปรับให้เหมาะกับคุณ
เคล็ดลับ :
ผสานรวมเทคโนโลยี HR ของคุณเข้ากับแอปพลิเคชันทางการเงินอย่าง Sage Intacct ด้วยวิธีนี้ ข้อมูลบัญชีเงินเดือนของบริษัทของคุณจะซิงค์กับบัญชีแยกประเภทของคุณโดยอัตโนมัติ
#4 การจัดการการปฏิบัติตามภาษีเงินเดือน
เนื่องจากกฎการปฏิบัติตามภาษีเงินเดือน มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องใช้บริการผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนกับแผนกปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีที่จะช่วยจัดการการอัปเดตเหล่านี้ เมื่อการแปลงเสร็จสมบูรณ์ ทีมงานปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีควรอัปเดตตารางภาษีเงินเดือนของคุณทุกปี และช่วยเหลือในการดำเนินการสิ้นปี
ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนที่ดีควรมีทีมปฏิบัติตามภาษีซึ่งประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญที่จะตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ของคุณเพื่อตรวจสอบข้อผิดพลาดด้านภาษีเงินเดือนที่อาจเกิดขึ้น ทีมงานปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีควรอัปเดตตารางภาษีเงินเดือนในแต่ละปี จัดการการยื่นภาษีและการชำระเงิน และช่วยคุณในการดำเนินการสิ้นปี
เคล็ดลับ: ทีมปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีของผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนควรอัปเดตตารางภาษีของรัฐบาลกลางทุกปีในนามของคุณ สำหรับภาษีของรัฐ และ ท้องถิ่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ส่งจดหมายใดๆ ที่คุณได้รับจากผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนของคุณ เพื่อให้พวกเขาสามารถอัปเดตข้อมูลของคุณได้
#5 การแปลงข้อมูล
ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดขั้นตอนหนึ่งของกระบวนการแปลง คือ การย้ายข้อมูลบริษัทออกจากระบบเก่าของคุณเข้าสู่ระบบใหม่อย่างถูกต้อง เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ดำเนินการงานต่อไปนี้ :
- การแปลงข้อมูล : ป้อนประวัติปีถึงวันที่ลงในโซลูชันบัญชีเงินเดือนใหม่
- การประเมินการจ่ายเงินเดือน : การประเมินการปฏิบัติตามค่าจ้างจะดำเนินการ เพื่อกระทบยอดประวัติข้อมูล
- ตรวจสอบความถูกต้อง : บัญชีเงินเดือนคู่ขนานหรือเคียงข้างกันจะดำเนินการก่อนที่จะส่งบัญชีเงินเดือนจริงครั้งแรกเพื่อยืนยันว่าข้อมูล และ การตั้งค่าภาษีถูกต้อง
มองหาผู้ให้บริการที่กำหนดจุดติดต่อการใช้งานให้กับคุณซึ่งจะจัดการกระบวนการแปลงข้อมูลของคุณ พวกเขาควรดำเนินการทั้งหมดข้างต้นนอกเหนือจากการนำเข้าบัญชีเงินเดือน และ ข้อมูลพนักงานจากปีก่อนหน้า
#6 การสนับสนุนลูกค้า
ปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่งที่ต้องพิจารณาในระหว่างการแปลงบัญชีเงินเดือนคือระดับการสนับสนุนลูกค้าที่มีให้ คุณควรรู้สึกมั่นใจเมื่อรู้ว่าสมาชิกฝ่ายสนับสนุนลูกค้าพร้อมให้บริการเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นหุ้นส่วนที่ประสบความสำเร็จกับผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือน เมื่อกำหนดระดับการสนับสนุนที่เสนอโดยผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือน คำถามบางข้อที่ควรถามได้แก่ :
- พนักงานฝ่ายสนับสนุนมีใบรับรองการจ่ายเงินเดือนแบบมืออาชีพอะไรบ้าง?
- ฉันจะได้รับผู้จัดการบัญชี และ ทีมงานโดยเฉพาะหรือไม่?
- มีเจ้าหน้าที่ให้ความช่วยเหลือผ่านทางโทรศัพท์ แชท หรืออีเมลหรือไม่?
- เวลาตอบสนองโดยเฉลี่ยของคำขอรับการสนับสนุนคือเท่าใด?
- มีผู้เชี่ยวชาญที่พร้อมให้ความช่วยเหลือสำหรับคำถามที่ซับซ้อนมากขึ้นเกี่ยวกับสิทธิประโยชน์ และ การปฏิบัติตาม ACA หรือไม่
พิจารณาผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนที่มอบหมายผู้ฝึกอบรม และ ผู้จัดการบัญชีโดยเฉพาะ ผู้ฝึกอบรมของคุณควรสร้างแผนการฝึกอบรมเพื่อตอบสนองความต้องการใช้งานเฉพาะใดๆ ผู้จัดการฝ่ายดูแลลูกค้าของคุณควรเป็นจุดติดต่อหลักเสมอหลังจากที่การแปลงของคุณเสร็จสิ้น ดังนั้น พวกเขาจะคุ้นเคยกับวิธีการที่ธุรกิจของคุณใช้ระบบบัญชีเงินเดือนอยู่เสมอ
เคล็ดลับ: ผู้จัดการบัญชีเฉพาะของคุณควรพร้อมให้ความช่วยเหลือเกี่ยวกับ คำถามประจำวันหรือคำขอที่อาจเกิดขึ้น คุณควรมีความสามารถในการโทร ส่งอีเมล และ แชทตามคำขอของคุณ รวมทั้งใช้ประโยชน์จากเอกสารอ้างอิงที่มีอยู่
สรุปได้ว่า :
เมื่อเลือก และ ใช้งานซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนใหม่ มีหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณา เพื่อให้การแปลงสำเร็จ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนที่มีความรู้ และประสบการณ์ในการประมวลผลเงินเดือน และ การปฏิบัติตามภาษี พร้อมบันทึกผลงานที่มีชื่อเสียงในด้านการรักษาลูกค้า และ การสนับสนุนลูกค้าที่มีคุณภาพสูงสุด
เทคนิคการจ่ายเงินเดือนพนักงาน
การจ่ายเงินเดือนที่ถูกต้องและตรงเวลาสามารถนำไปสู่ความพึงพอใจโดยรวมของพนักงานได้ : สิ่งนี้สามารถทำได้ โดยการใช้ตารางการจ่ายเงินเดือนสำหรับปี หรือ โดยการทำให้บัญชีเงินเดือนเป็นอัตโนมัติด้วยซอฟต์แวร์ หรือ ผู้ให้บริการภายนอก เช็คเงินเดือนที่ถูกต้องมีความสำคัญพอๆ กับเช็คเงินเดือนที่ตรงเวลา : การรับรู้และให้ค่าตอบแทนแก่พนักงานสำหรับชั่วโมงที่เพิ่มขึ้นหรือข้อตกลงทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จเป็น สิ่งสำคัญในการรักษาความไว้วางใจ และ ความพึงพอใจ การรวมแพลตฟอร์มภายในเข้าด้วยกัน และ การใช้พอร์ทัลบริการตนเองของพนักงาน จะช่วยให้การคำนวณเงินเดือนถูกต้องแม่นยำ
ส่งเช็คเงินเดือนพร้อมประทับตราอย่างแน่นหนาเพื่อสร้างความมั่นใจ : ความเป็นส่วนตัวของข้อมูล เป็นสิ่งสำคัญ เมื่อพูดถึงการจ่ายเงินเดือนพนักงาน และ ข้อมูลส่วนบุคคล องค์กรควรมีนโยบาย และ ขั้นตอนการป้องกันข้อมูลที่เข้มงวด และ ให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับความปลอดภัยของข้อมูลเพื่อป้องกันการโจรกรรมข้อมูลประจำตัว หรือการรั่วไหลของข้อมูล
เป็นตัวอย่างการลงทุนในกระบวนการ และเวิร์กโฟลว์ภายในที่มีประสิทธิภาพ : การจ่ายเงินเดือนที่ตรงเวลา และ ถูกต้องสะท้อนถึงความมุ่งมั่นขององค์กร ต่อคุณภาพ และ ความสม่ำเสมอในกระบวนการภายใน ซึ่งอาจรวมถึงการอัปเกรดซอฟต์แวร์ บัญชีเงินเดือน ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ และ นำระบบอัตโนมัติไปใช้
โดยรวมแล้ว การจ่ายเงินเดือนที่ตรงเวลา และแม่นยำเป็นปัจจัยสำคัญในการรักษาความพึงพอใจของพนักงาน และความไว้วางใจในองค์กร องค์กรสามารถมั่นใจได้ว่ากระบวนการจ่ายเงินเดือนมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และ เป็นไปตามกฎหมาย และ ข้อบังคับที่เกี่ยวข้องทั้งหมด โดยการให้ความสนใจกับส่วนสำคัญเหล่านี้
ขอบคุณข้อมูลจาก: https://apspayroll.com/
เครดิตรูปภาพ : https://www.freepik.com/
สามารถทดลองใช้งานฟรีได้ที่ : https://www.optimistic-app.com/register/
