องค์ประกอบของบัญชีเงินเดือน (Payroll)

“ทำเงินเดือนไปทุกครั้งเหมือนยืนอยู่บนเส้นด้าย อยากเก่งด้าน Payroll อาจต้องเริ่มที่เข้าใจองค์ประกอบ”

จากบทความเกี่ยวกับ Payroll ที่ผ่านมาทำให้เราทราบถึงความหมายและองค์ประกอบพื้นฐานกันมาบ้างแล้วนั้น ใน EP นี้เราจะพูดถึงขั้นตอนรายละเอียดที่แยกย่อยออกมาว่ามีสิ่งใดที่ HR ควรคำนึงถึงในการทำเงินเดือนกันบ้าง (อ่านบทความเรื่อง “Payroll คืออะไร” ได้ที่นี่)

โดยหลักการของ Payroll อาจสรุปเป็นสมการง่ายๆได้ว่า

รายได้ของพนักงาน (income) – รายหัก (dedication) = รายได้สุทธิ (net pay)

จากสมการข้างต้นเราอาจแยกย่อยรายละเอียดออกมาได้ ซึ่งการแยกย่อยอาจมีความละเอียดซับซ้อนที่ต้องอาศัยความชำนาญและประสบการณ์ของ HR อยู่พอสมควรในการแยกย่อยรายละเอียด เราได้จัดองค์ประกอบของการจัดทำบัญชีเงินเดือนสิ่งที่ควรรู้ในการจัดทำบัญชีเงินเดือนและขั้นตอนการทำPayroll พอสรุปมาได้ดังนี้

1.ข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็นต้องมี

ข้อมูลพื้นฐานของบริษัทที่ต้องสรุปมาให้แน่ชัดก่อน เช่น

โครงสร้างบริษัท ฝ่าย แผนก รวมไปถึง สาขาต่างๆขององค์กร
ปฏิทินวันหยุดประจำปี ตารางกะการทำงาน และวันหยุดประจำสัปดาห์ทั้งหมด
แยกกลุ่มการลงเวลาและไม่ลงเวลาการทำงานให้ชัดเจน
นโยบายเงินได้และเงินหัก (อาจมีรูปแบบการคำนวณภาษีที่แตกต่างกันออกไป)
การคิดคำนวณและเงื่อนไข ค่าล่วงเวลา เบี้ยนขยัน ค่ากะการทำงาน หรือการหักขาด ลา มาสาย และเลิกไว
กำหนดกรอบ รอบการคำนวณค่าแรงพนักงาน ให้ชัดเจน ว่ามีกี่กลุ่ม เช่นกลุ่มพนักงานรายวัน มีรอบการคำนวณอย่างไร และกลุ่มพนักงานรายเดือนมีรอบการคำนวณแบบไหน เช่นรอบคำนวณรายเดือน ปิดงวดการจ่ายทุกวันที่25 จ่ายเงินทุกสิ้นเดือน
หรือกลุ่มที่เป็นสัญญาจ้างมีวิธีการจ่ายอย่างไร

ข้อมูลทะเบียนประวัติของพนักงาน (ในที่นี่รวมทั้งผู้บริหารและพนักงาน) เช่นข้อมูล

ณ ปัจจุบันมีพนักงานทั้งหมดกี่ราย เพศ อายุ เงินเดือนฯ และข้อมูลลดหย่อนส่วนบุคคลต่างๆ
ประเภทของพนักงาน (รายเดือน/รายวัน/รายชั่วโมง /สัญญาจ้าง ฯลฯ)
วิธีการคำนวณภาษีของแต่ละกลุ่ม เช่น คำนวณภาษีตามอัตราก้าว คำนวณภาษี ประกันสังคมแบบบริษัทออกให้
รูปแบบการจ่ายเงินพนักงาน เช่น จ่ายเข้าบัญชี เป็นเช็ค เป็นสดสด
ข้อมูลการเงินของพนักงาน เช่น สัญญาเงินกู้ สัญญาเงินประกันงาน เป็นต้น

ข้อมูลการตรวจสอบการทำงาน เช่น

การเช็ค ขาด ลา มาสาย เลิกไว คำนวณการทำงานล่วงเวลาว่า คนไหนขาดงานกี่วัน หรือได้ค่าล่วงเวลา(โอที)ในรอบงวดการคำนวณการนั้นๆ เช่นโอทีประเภทที่1 ประเภทที่2 กี่ชั่วโมง เป็นต้น

2.ขั้นตอนการคำนวณ ตรวจสอบแก้ไข เพื่อทำจ่ายเงินเดือน / ค่าจ้าง

หลักการคำนวณเงินเดือน หรือ ค่าแรง จะต้องนำ

สถิติการทำงาน มาคิดคำนวณ บางกลุ่มที่เป็นผู้บริหารหรือหัวหน้าอาจจะไม่นำเรื่องของสถิติการทำงานมาคิด
ข้อมูลเงินฝั่งรับ และฝั่งหักซึ่งอาจต้องแยกรายรับ-หักที่มีการคิดภาษีที่แตกต่างกันออกไป เช่น

*เงินเดือน / ค่าแรง (กลุ่มบริษัทออกภาษี-ประกันส่งคมให้ กลุ่มพนักงานรับผิดชอบภาษีเอง(ตามอัตราก้าวหน้า กลุ่มหัก3% เป็นต้น) ตัวอย่างเงินได้ – เงินหัก เช่น เงินประจำตำแหน่ง,โอทีประเภทที่1-4,เงินโบนัส,เบี้ยขยัน,รายรับอื่นๆ,หักขาด,หักลาเกิน,มาสาย,เลิกเร็ว,หักค่าประกันงาน,หักกู้ยืม,หักอื่นๆ

จากนั้นนำไปสู่ขั้นตอนการคิดคำนวณ
รวมไปถึงการนำลดหย่อนมาคิดในการคำนวณภาษีด้วย

3. ทำรายงานส่งให้กับธนาคารและเตรียมจ่ายจริง

บริษัทสามารถจ่ายเงินเดือนด้วยเงินสด เช็ค หรือโอนเงินผ่านธนาคาร ซึ่งโดยปกติองค์กรจะให้พนักงานมีบัญชีธนาคารสำหรับเงินเดือนโดยเฉพาะ เมื่อจัดทำ Payroll เสร็จแล้วต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีธนาคารของบริษัทมีเงินเพียงพอสำหรับจ่ายเงินเดือน จากนั้นทำการส่งรายงานข้อมูลแสดงยอดเงินเดือนของพนักงานแต่ละคนไปยังสาขาธนาคารที่เกี่ยวข้อง ซึ่งรายงานนี้จะมีรายละเอียดต่างๆ เช่น รหัสพนักงาน หมายเลขบัญชีธนาคาร จำนวนค่าจ้าง ฯลฯ

4. การส่งสลิปเงินเดือนให้กับพนักงาน

ในการออกสลิปเงินเดือนแบบคาร์บอนหรือแบบปริ้นต์ปกติ สามารถทำการพิมพ์สลิปเงินเดือนและแจกจ่ายให้กับพนักงานได้ทันที แต่หากใช้ Payroll Software สมัยใหม่เข้ามาใช้งาน สามารถส่งสลิปเงินเดือนให้พนักงานได้ผ่านระบบของ Software นั้น จากนั้นพนักงานสามารถเข้าสู่ระบบ เพื่อดาวน์โหลดเอกสารได้ด้วยตัวเอง

5. การทำรายงานเพื่อส่งให้กับแผนกอื่นๆ หรือผู้เกี่ยวข้องอื่นๆ

นอกจากการส่งข้อมูลให้กับธนาคารเพื่อทำการจ่ายเงินเดือนให้พนักงานแล้วนั้น บางครั้งอาจต้องนำส่งข้อมูลตามการร้องขอของแผนกหรือทีมอื่นๆ เช่น Finance หรือ ผู้บริหารระดับสูง ที่อาจต้องการรายงานเพื่อประกอบการตัดสินใจในการบริหารด้วยเช่นกัน จึงอาจจะต้องมีการจัดเตรียมข้อมูล เช่น ค่าใช้จ่ายพนักงานแต่ละแผนก ค่าใช้จ่ายพนักงานแต่ละสาขา เป็นต้น จึงจะต้องดูแลการดึงข้อมูลที่จำเป็น และส่งต่อข้อมูล สรุปรายงานให้เข้าใจง่าย และตอบโจทย์ของผู้บริหารให้มากที่สุด รวมถึงในแต่ละเดือนต้องนำส่งข้อมูล ภงด1,สปส 1-10,กองทุนสำรองเลี้ยงชีพฯ ก็ต้องตรวจสอบและนำส่งข้อมูลให้ครบถ้วนเช่นกัน

ด้วยความยุ่งยากต่างๆที่ได้กล่าวมา ปัจจุบันจึงมี Software มากมายที่ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดทำ Payroll ซึ่งในบทความหน้าเราจะมาดูวิธีการเลือก Software หรือ Payroll System อย่างไร ให้ Smart สำหรับในบทความนี้หวังว่าคงจะพอเป็นแนวทางและเป็นประโยชน์ต่อเจ้าหน้าที่ Payroll ทุกท่านไม่มากก็น้อย