เลือก Payroll Software อย่างไร ให้ Smart

การเปลี่ยนจากระบบบัญชีเงินเดือนแบบแมนนวลไปเป็นระบบอัตโนมัติสามารถประหยัดเวลาของ HR ได้มาก ไม่เพียงแต่ช่วยในการดำเนินการจ่ายเงินเดือนที่รวดเร็วและแม่นยำ แต่ยังช่วยให้พนักงาน ผู้บริหาร และหน่วยงานกำกับดูแลรู้สึกสบายใจอีกด้วย แต่ก่อนที่จะเปลี่ยนแปลงหรือเลือกหา Software มานั้นคุณอาจจะต้องทบทวนถึงความจำเป็นขององค์กรก่อนว่า จำเป็นที่จะต้องนำมาใช้หรือไม่

องค์กรขนาดไหนควรที่จะมี “ระบบ” (Payroll)

เมื่อมี “ระบบ” เข้ามางานทุกอย่างจะง่ายขึ้น แม้กระทั้งเรื่องของ Payroll เองก็เช่นกัน การที่มีระบบ Payroll ที่ดีจะทำให้องค์กรสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เช่นทำให้การจ่ายเงินเดือน ตรวจสอบแก้ไข ออกรายงาน การทำจ่ายเงินเดือน ค่าแรง ค่าจ้าง นั้นง่ายและสะดวกรวดเร็ว อีกทั้งยังเป็นการกำหนด Flow ในการทำงานได้อีกด้วย จากสิ่งที่กล่าวมาจึงบอกได้วาไม่ว่าองค์กรขนาดเล็ก กลาง หรือใหญ่ก็ดี หากมีระบบในการจัดการเรื่องของ Payroll เช่นมีกระบวนการจัดการ จัดเตรียมข้อมูล ที่นำไปสู่ขั้นตอนการคำนวณบัญชีเงินเดือน หรือเรียกว่า(Loop Process Flow) และใช้เทคโนโลยีด้านโปรแกรม หรือซอฟต์แวร์ เข้ามาช่วยในการจัดการย่อมเป็นสิ่งที่ดีต่อการทำงานอย่างแน่นอน

เพราะการทำเงินเดือนเป็นงานที่ต้องใช้เวลาในการทำค่อนข้างมาก เนื่องจากข้อมูลเงินได้ของพนักงานนั้นมีหลายประเภท จะต้องนำมาคำนวณโดยอาศัยเงื่อนไข ที่แตกต่างกันไปของแต่ละธุรกิจ อีกทั้งยังจะต้องนำไปคำนวณภาษี และเงินสมทบกองทุนประกันสังคม ตามที่ได้มีการ กำหนดไว้ในกฎหมายอีกด้วย

ซึ่งปัจจุบันนี้ยังมีหลายบริษัททำการคำนวณ Payroll โดยใช้โปรแกรม Excel จึงมีความสุ่มเสี่ยงต่อความผิดพลาดที่จะสามารถเกิดขึ้นได้ เนื่องจาก Excel นั้นเป็นโปรแกรมประเภท Spreadsheet ที่ออกแบบมาเพื่อใช้ในการคำนวณในระดับหนึ่งเท่านั้นและยังไม่ได้มีฟังก์ชั่นการซัพพอร์ตการทำงานในเชิงลึกรวมถึงการเก็บข้อมูลจำนวนมาก ๆ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จำเป็นต่อองค์กร ผู้บริหาร แผนกอื่นๆ ที่ต้องการข้อมูลที่ถูกต้องเพื่อใช้ในการพิจารณาดำเนินการต่างๆ payroll software จึงได้กลายมาเป็นตัวเลือกลำดับแรกๆของ HR เพื่อแก้ปัญหายุ่งยากเหล่านั้น

แต่การเลือก payroll software ก็ไม่ใช่เรื่องง่าย ที่สามารถตัดสินใจได้ทันทีเพียงแค่ดูราคา เพราะปัจจุบันมีโซลูชันมากมายในตลาดขณะนี้ ฟีเจอร์เกี่ยวกับเงินเดือนที่มีมาให้ก็มีทั้งที่จำเป็นและไม่จำเป็น ชวนให้ผู้ใช้บริการสับสนมากๆ สิ่งสำคัญคือทาง HR ผู้ใช้งานต้องรู้ว่าฟีเจอร์ใดบ้างที่ช่วยและรองรับการเติบโตของบริษัทหรือองค์กรของตัวเองได้บ้าง

ข้อมูลที่จำเป็นเพื่อการตัดสินใจเลือก payroll software ให้ Smart

ประเมินความต้องการของบริษัท

ขนาดของบริษัท จำนวนพนักงาน เวลาและทรัพยากรที่ต้องใช้ในการทำระบบ
งบประมาณที่สามารถกันไว้สำหรับทำโปรแกรมเงินเดือน
พิจารณากฎระเบียบ ข้อบังคับต่างๆในการจ่ายเงินเดือนของบริษัท เช่น หากเป็นธุรกิจที่พนักงานต้องทำงานเป็นกะมากๆ ก็จำเป็นจะต้องหาโปรแกรมที่มีความยืดหยุ่นของฟังก์ชันการใช้งานที่ตอบสนองกับการคำนวนเป็นกะ

ธรรมชาติของธุรกิจแต่ละที่ และวัฒนธรรมภายในองค์กรที่ไม่เหมือนกัน ดังนั้นความต้องการในการใช้ ระบบการจัดการเงินเดือนของแต่ละองค์กรย่อมแตกต่างกันไป

ความครอบคลุมของฟีเจอร์ รวมถึงความง่ายในการใช้งานและการตั้งค่า

ฟังก์ชั่น หรือฟีเจอร์ ในการทำเงินเดือน (Payroll) ต้องตอบโจทย์คือการทำเงินเดือน การยื่นภาษี ฝากเงินเข้าอัตโนมัติ ระบบ Employee Self-Service Portal ที่ช่วยให้พนักงานจัดการข้อมูลบัญชีเงินเดือนของตนเองได้ ฟีเจอร์เหล่านี้ จะช่วยลดงานที่ยุ่งยากมาก รวมถึงควรเลือกใช้ระบบที่มีขั้นตอนการทำงานที่ครอบคลุมแต่ไม่ซับซ้อนจนเกินไป หากระบบนั้นใช้งานง่าย ก็จะลดเวลาในการเรียนรู้ตัวโปรแกรมไปได้มาก นอกจากนี้ ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการระบบได้จัดเตรียมคู่มือที่เข้าใจง่าย รวมถึงมีการอัพเดทและปรับปรุงระบบให้ทันสมัยตลอดเวลา เนื่องจากข้อกฎหมาย หรือข้อบังคับต่างๆในประเทศไทยอาจจะเปลี่ยนแปลงได้ทุกเมื่อ

เชื่อมต่อข้อมูลอย่างแม่นยำกับระบบลงเวลา

ระบบการลงเวลาในแบบปกติที่เคยใช้กัน ก็หนีไม่พ้นการตอกบัตรเข้า-ออกงาน หรือสแกนนิ้วมือ จากนั้น HR จะนำเอาข้อมูลออกจากระบบมาเข้าสู่กระบวนการทำเงินเดือนอีกต่อหนึ่ง แต่ในปัจจุบัน เพื่อประหยัดเวลาในการทำเงินเดือน โปรแกรมที่มีการเชื่อมต่อกันระหว่างระบบการลงเวลาและ Payroll จึงถูกสร้างขึ้นมาเพื่อตอบโจทย์ตรงนี้โดยเฉพาะ ทำให้เมื่อลงเวลางาน ข้อมูลจะถูกนำเข้าผ่านระบบ Could-base HR และสร้างความเชื่อมต่อของทั้งสองฟีเจอร์เข้าด้วยกัน ทำให้เมื่อต้องการทำ Payroll ข้อมูลที่จำเป็นในส่วน Time attendance และ OT จะสามารถดึงเข้ามาใช้งานได้ทันที จึงควรเลือกโปรแกรมที่มีการเชื่อมต่อกันของทั้งสองระบบ เพื่อลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน

สามารถบูรณาการเข้ากับระบบอื่นๆในบริษัทได้

ในส่วนนี้คือการเลือกใช้ ระบบการจัดการเงินเดือนที่สามารถบูรณาการเข้ากับโปรแกรมอื่นๆภายในบริษัทได้ ซึ่งนั่นจะช่วยให้การทำงานระหว่างฝ่ายบุคคลกับแผนกอื่นๆนั้นลื่นไหลขึ้น ลดระยะเวลาการทำงาน ลดการใช้กระดาษ สะดวกในการดึงข้อมูลรายงานต่างๆ และสามารถให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์ระหว่างแผนกได้ก็จะเป็นสิ่งที่ตอบโจทย์การทำงานในยุคปัจจุบันที่การรับส่งข้อมูลจำเป็นที่ต้องรวดเร็ว ถูกต้อง และทันเวลา ช่วยพัฒนาคุณภาพของการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อประกอบการตัดสินใจด้านงบประมาณของฝ่ายบุคคล รวมถึงการตัดสินใจของผู้บริหารในการวางเป้าหมายขององค์กรในอนาคตด้วย

“เพราะ payroll software นั้นจะเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวก เพิ่มประสิทธิภาพ รวมถึงลดความผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือน ดังนั้นการเลือกซอฟต์แวร์ที่มีฟีเจอร์ดีเพียงพอ และสามารถแก้ไขปัญหา ลดขั้นตอนการทำงาน เหมาะกับองค์กร และอยู่ในงบประมาณที่องค์กรรับได้ จึงเป็นสิ่งที่ต้องพิจารณาให้ถี่ถ้วน”