Agile ฝ่าวิกฤต ด้วยวิธีคิดในการทำงานแห่งอนาคต

ในช่วงเวลาสองถึงสามปีนี้ทั้งโลกเผชิญกับการระบาดครั้งใหญ่ของ Covic-19 ที่สร้างความยากลำบากอย่างมากแม้สถานการณ์จะคลี่คลายลงบ้างแล้ว ธุรกิจก็ยังต้องเข้ามาเผชิญกับปัญหาสงคราม รัสเซีย-ยูเครน แถมด้วยภาวะเงินเฟ้อที่เข้ามาเป็นวิกฤตอีกระลอก แล้วไม่ใช่ทุกครั้งที่ธุรกิจจะรอดพ้นจากวิกฤตได้เสมอไป มีบริษัท หรือแบรนด์ต่างๆ จำนวนไม่น้อยที่ต้องปิดตัวลง แต่ก็มีหลายบริษัท หรือหลายแบรนด์เช่นเดียวกันที่พลิกวิกฤตให้เป็นโอกาสและสามารถเติบโตต่อไปได้

ในยุคดิจิทัลเทคโนโลยีทำให้ทุกอย่างเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว แนวทางการบริหารก็เปลี่ยนไปเพื่อให้พร้อมปรับเปลี่ยนอยู่เสมอ จะเห็นได้ว่าทั้งวิกฤตต่างๆ ทั้งเทคโนโลยีที่เปลี่ยนผ่านไปอย่างรวดเร็ว ทำให้องค์กรต้องปรับเปลี่ยนแนวคิดในการทำงานให้ทันต่ออนาคต Agile เป็นคำที่ผู้คนในแวดวงธุรกิจยุคใหม่ให้ความสนใจและพูดถึงกันมากขึ้นเรื่อยๆ แล้ว Agile “อไจล์”คืออะไร จะช่วยพัฒนาองค์กรของเราได้จริงหรือ แนวทางอไจล์มีอะไรบ้าง แล้วทำอย่างไร ช่วยพัฒนาองค์กรเราได้จริงหรือ

Agile คืออะไร

ตามความหมาย Agile มีรากศัพท์มาจากคำว่า Agility คือความคล่องตัว การปรับตัว

ส่วนที่มาของแนวคิดนี้ เริ่มต้นจากความต้องการทำงานพัฒนาซอฟต์แวร์ให้เร็วขึ้น ให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว จึงคิดถึงการทำงานแบบข้ามขั้นตอน(Cross Functional) แทนที่การทำแบบรอตามขั้นตอน(Waterfalls) กลุ่มผู้ร่วมคิดค้นในตอนนั้นเรียกมันว่า Agile Manifesto หนึ่งในผู้ร่วมคิดค้น และเป็นประธาน Agile Consortium International คือคุณ แอรี ฟาน เบนเนคุม(Arie van Bennekum) หลักสำคัญที่ถือว่าเป็นหัวใจของ Agile มี 4 ข้อคือ

หลักการทำงานแบบอไจล์

Individuals and interactions over processes and tools เน้นการสื่อสารและปฏิสัมพันธ์กันระหว่างคน มากกว่าเครื่องมือต่างๆที่นำมาช่วย
Working software over comprehensive documentation เน้นทำผลิตภัณฑ์ มากกว่าการทำเอกสาร
Customer collaboration over contract negotiation เน้นตอบสนองผู้ใช้งาน มากกว่าแค่ทำตามสัญญา
Responding to change over following a plan เน้นการปรับปรุงพัฒนา มากกว่าการทำตามแผนที่วางเอาไว้

จากความหมายและหลักการทำงานแบบ Agile จึงพอสรุปลักษณะการทำงานได้ดังนี้

ทำงานแบบ Cross-functional team สำหรับการทำงานบนพื้นฐานของ Agile คือ ใช้คนจากหลายสายงานมาอยู่ในทีมเดียวกันเพื่อสร้างความเข้าใจในรายละเอียดของงานได้ง่ายยิ่งขึ้น ประสานงานกับส่วนต่างๆ ได้คล่องตัวมากกว่าเดิม
ทีมสามารถตัดสินใจและกำหนดทิศทางของ Project ได้มากขึ้นโดยไม่ต้องผ่านกระบวนการขออนุมัติจากองค์กร เพื่อเพิ่มความสะดวกและรวดเร็วในการทำงานมากที่สุด
มีตัวบุคลากรในการทำงานโครงการนั้นๆ โดยเฉพาะ เพื่อรับผิดชอบงานในแต่ละส่วน
สามารถแบ่ง Projectใหญ่ให้เป็น Projectย่อยเพื่อกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนในช่วงระยะเวลาสั้นๆ และส่งมอบผลงานตาม Projectย่อยเพื่อประเมินผล หากเกิดข้อผิดพลาดก็สามารถปรับเปลี่ยนได้ง่ายยิ่งขึ้น
บุคลากรในทีมสามารถรับรู้สถานะของProjectที่ถือได้อย่างชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นความคืบหน้า ปัญหา การปรับเปลี่ยนแก้ไข ไปจนถึงการวัดผลต่างๆ
ต้องมีการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง ทั้งเรียนรู้ข้อผิดพลาดและข้อดี เพื่อหาข้อบกพร่องและทำให้Projectที่ถืออยู่นั้นสามารถทำงานได้อย่างดี

ในยุคปัจจุบันนี้ที่ Agile คือเรื่องจำเป็นที่องค์กรต่างๆ สามารถนำมาพัฒนาทั้งตัวบุคลากรและการทำงานบริหารโปรเจคต่างๆ ให้มีประสิทธิภาพและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ซึ่งคุณสมบัติที่ควรจะต้องมีในตัวคือ

เป็นผู้รับฟังที่ดี พร้อมเปิดรับกับสิ่งใหม่ๆ
มีการตัดสินใจที่รวดเร็ว
พร้อมที่จะก้าวออกไปนอกเขตความคุ้นเคยเดิมๆ (ออกจาก comfortzone ของตัวเอง)
มีการสื่อสารและแลกเปลี่ยนข้อมูลกับคนอื่นๆ ที่มีความรู้และประสบการณ์ที่หลากหลาย
เตรียมตัวพร้อมรับมือกับสิ่งที่อาจจะเกิดขึ้นในสถานการณ์ที่ไม่พร้อม
สร้างตัวเลือกในการหาทางออกแทนการยึดติดกับคำตอบเดียว
ตระหนักถึงความเร่งด่วนของปัญหา
เรียนรู้จากข้อผิดพลาดและหาแนวทางในการแก้ไขอย่างรวดเร็ว

แนวคิดการทำงานแบบ Agile ถูกนำมาปรับใช้กับ HR ขององค์กรในปัจจุบัน

เพราะวัตถุประสงค์หลักของ Agile ไม่ใช่การทำเพื่อบริษัทหรือองค์กร แต่จุดประสงค์ที่แท้จริงคือทำเพื่อ “คน” ในองค์กรต่างหาก เพื่อให้คนในองค์กรสามารถบริหารจัดการงานของตัวเองได้ดียิ่งขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดปัญหาการเกี่ยงงาน Workload จนทำไม่ทัน การปัดความรับผิดชอบและโยนความผิดให้ผู้อื่น วัตถุประสงค์ของ Agile คือลดปัญหาเหล่านี้ และนั่นคือเป้าหมายของ Agile คือการทำให้วิถีชีวิตของคนในองค์กรดีขึ้น ไม่ได้ทำให้องค์กรดีขึ้น เพราะคำว่าองค์กรนั้นไม่มีจริง หากปราศจาก “คน” ฉะนั้นสิ่งที่ HR ต้องทำคือ

HR ต้องเปลี่ยนแนวคิด(mindset)เป็นอันดับแรก ต้องตอบสนองต่อความต้องการของพนักงานด้วยความรวดเร็ว ทันต่อเหตุการณ์ โดยคำนึงถึงผลลัพธ์มากว่าขั้นตอนและกฎเกณฑ์
สร้างวัฒนธรรมในการทำงานที่เน้นการปรับปรุงพัฒนาอยู่ตลอดเวลา
รับฟังเสียงตอบรับจากพนักงานต่อสิ่งที่ลงมือทำ
ใส่ใจผุ้ที่มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้ที่วิจารณ์ผลงานหรือกระบวนการการทำงาน ซึ่งรวมทั้งพนักงาน ผู้ใช้งาน เจ้าของบริษัท ทีมพัฒนา
นำผลตอบรับมาปรับปรุง กระบวนการทำงานให้ดีขึ้นเรื่อย ๆ

หากบริษัทและคนในองค์กรไม่ได้เข้าใจแนวคิดการทำงานแบบ Agile ดีพอก็จะทำให้พลาดเกิดปัญหาที่ส่งผลต่องานได้ และยิ่งไปกว่านั้นคือ จะไม่เกิดการระดมความคิดเพื่อแก้ไขปัญหาขึ้น และยังส่งผลให้เกิดความล้าช้าในการทำงาน ซึ่งขัดกับการหวังผลความเร็วรวดในการทำงานที่เกิดจากแนวคิดแบบ Agile ก็จะทำให้พลาดเกิดปัญหาที่ส่งผลต่องานได้ และยิ่งไปกว่านั้นคือ จะไม่เกิดการระดมความคิดเพื่อแก้ไขปัญหาขึ้น และยังส่งผลให้เกิดความล้าช้าในการส่งงาน ซึ่งขัดกับการหวังผลความเร็วรวดในการทำงานที่เกิดจากแนวคิดแบบ Agile

ฉะนั้นควรที่จะพิจารณาให้ดีก่อนจะนำมาใช้ อาจลองสำรวจก่อนว่า ตอนนี้ทีมงานของคุณมีปัญหาอะไรหรือไม่ ถ้าไม่มี แนะนำว่ายังไม่ต้องใช้ Agile เพราะนั่นแปลว่า ระบบงานของทีมดีอยู่แล้ว แต่หากมีปัญหาติดขัดหรือพบเจออุปสรรคที่คิดว่า Agile แก้ไขได้ ก็สามารถลองทำดูได้ โดยต้องไม่ลืมว่า Agile เองก็อาจพาปัญหารูปแบบใหม่มาให้ เช่น หัวหน้าอาจรู้สึกเสียการควบคุม เพราะอำนาจตัดสินใจย้ายไปอยู่ที่ทีมงาน ดังนั้นก่อนตัดสินใจ ลองชั่งน้ำหนักถึงความคุ้มค่า พร้อมถามพนักงานของตัวเองด้วยว่า ทุกคนพร้อมแล้วจริงๆ ใช่หรือไม่