เทคนิคการเตือนพนักงาน
ลูกน้องที่มีปัญหา!!! มีอยู่ทุกองค์กร ซึ่งการทำผิดบางครั้งอาจจะเป็นเรื่องเล็กน้อย การทำงานผิดพลาดจุดเล็ก ๆ หรือการแอบนินทาคนอื่นลับหลังบ้างเป็นบางคราว ซึ่งทั้งหมดนี้ดูจะเป็นการกระทำที่ไม่ร้ายแรง แต่หากปล่อยไว้นานเข้า ความเจ้าปัญหาอาจจะเพิ่มมากขึ้น จนส่งผลกระทบต่อผู้อื่นได้เช่นกัน ดังนั้นทางที่ดีคุณต้องตัดไฟตั้งแต่ต้นลม ปฏิบัติกับลูกน้องที่เจ้าปัญหาคนนี้อย่างจริงจัง และให้คนอื่นรับรู้ด้วย เพื่อไม่ให้เอาตามเป็นเยี่ยงอย่าง ก่อนที่พฤติกรรมนั้นสุดท้ายก็จะถูกเหมารวมว่ายอมรับได้ และมีคนปฏิบัติต่อๆ กันไปจนทำลายองค์กรในที่สุด ซึ่งวิธีการเรียกคุยแบบประนีประนอมกัน และรักษาความสัมพันธ์เอาไว้มี ดังนี้
วางแผนก่อนเรียกคุย
การวางแผนก่อนพูดนั้นสำคัญมาก เพราะจะทำให้คุณพูดอยู่ในประเด็น และรู้ว่าจะจบลงเมื่อไหร่ รู้ว่าบทสนทนานี้จะได้รับการตอบรับอย่างไรถึงจะสิ้นสุด ซึ่งแตกต่างจากการพูดไปเรื่อย ที่อาจทำให้คุณลากประเด็นที่ไม่เกี่ยวข้องเข้ามาพูด ทำให้พนักงานรู้สึกว่าเขาโดนว่าในสิ่งที่ไม่ใช่ความจริง หรือไม่เกี่ยวข้องกับตัวเอง และจะกลายเป็นแผลในใจระหว่างคุณกับเขาไปแบบไม่ทันตั้งตัว ดังนั้นจัดเรียงความคิดให้ดีก่อนจะพูดคุย ถึงจะได้ประสิทธิภาพสูงสุด
ถามหาสาเหตุถึงการกระทำของเขา
สำหรับพนักงานคนไหนที่ทำผิดซ้ำจุดเดิมเป็นประจำ เคยเตือนแล้วก็ยังคงทำซ้ำอีก การเรียกคุยในครั้งนี้คุณต้องถามหาเหตุผลในการกระทำของเขามาให้ได้ เพื่อที่จะได้แก้ไขกันอย่างตรงจุด ซึ่งการรับรู้ถึงปัญหาจะช่วยให้คุณแก้ไขสิ่งต่างๆ ได้ไวขึ้นกว่าการปล่อยให้เขาเผชิญกับมันแค่เพียงคนเดียว เช่น การกินอาหารแล้วไม่เก็บ อาจเพราะก๊อกน้ำ หรือเครื่องมือทำความสะอาดของออฟฟิศไม่ดีมากพอ ขยะที่กองไว้บนโต๊ะ ก็อาจเพราะที่ออฟฟิศไม่มีถังขยะให้ใช้ และสิ่งแวดล้อมอื่น ๆ เองก็อาจเป็นสิ่งที่คุณมองข้ามไปได้เช่นกัน ดังนั้นถามหาสาเหตุทุกครั้งก่อนตำหนิในเรื่องใด
พูดข้อเสีย และข้อดี ให้เกิดกำลังใจ
การเรียกคุยจะให้ดีต้องตำหนิในที่ลับตาคนเท่านั้น ห้ามว่า หรือพูดถึงข้อผิดพลาดของเขาให้คนอื่นรู้เป็นอันขาด เพื่อไม่ให้เกิดการข้องใจในภายหลัง เพราะไม่ว่าใครก็คงไม่อยากถูกตำหนิต่อหน้าคนเยอะ ๆ ให้เกิดความอับอายทั้งนั้น นอกจากจะทำให้เกิดผลกระทบกับความสัมพันธ์แล้ว ยังส่งผลต่อกำลังใจในการทำงานอีกด้วย ซึ่งทางที่ดีคุณควรพูดทั้งข้อเสียและข้อดีไปพร้อม ๆ กันในการตำหนิครั้งนั้น เช่น พูดถึงข้อเสียก่อน และชมในตอนหลังว่าเขาเองก็มีข้อดีเช่นกัน เพื่อเป็นการให้กำลังใจอยากพัฒนาตัวเองเป็นคนที่ดีขึ้น
เปิดเรื่องให้ซอฟต์ เพื่อให้การว่ากล่าวง่ายขึ้น และปิดแบบให้กำลังใจ
การเปิดเรื่องเป็นสิ่งสำคัญ เพราะคำพูดแรกที่คุณใช้ บวกกับอารมณ์ที่คุณแสดงออกไป จะทำให้พนักงานรู้สึกได้ทันทีว่าการสนทนาครั้งนี้เป็นบวกหรือเป็นลบ ดังนั้นคำพูดซอฟต์ที่ควรใช้คือ “ผมเห็นว่าคุณชอบทำ… ซึ่งไม่มั่นใจว่ามันเป็นยังไง แต่ในมุมมองผมว่ามันน่าเป็นห่วงอยู่
เพราะ..” และ “ที่ผมต้องพูดเรื่องนี้ เพราะคิดว่ามันน่าจะมีประโยชน์ต่อทุกคน และเป็นประโยชน์ต่อบริษัทด้วย” ….การเปิดและปิดที่ดีจะทำให้พนักงานเบาใจ รู้ว่าตัวเองผิดจริง แต่จะไม่แค้นเคือง และมองว่ามันเป็นเรื่องสมควรที่จะต้องแก้ไข
อย่างไรก็ตาม บางครั้งการตักเตือนด้วยวาจาอย่างเดียวก็คงไม่พอ หากความผิดนั้นร้ายแรงจนส่งผลถึงประสิทธิภาพการทำงาน หนึ่งในเครื่องมือง่าย ๆ แต่ทรงพลังที่หลายองค์กรเลือกใช้ก็คือ ใบเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนพนักงาน นั่นเอง
ถึงแม้ใบเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนพนักงาน จะมีประโยชน์ในการลงโทษทางวินัย หากแต่บางองค์กรกลับใช้ในทางที่ผิด เช่น เพื่อกดดัน กลั่นแกล้ง หรือบีบบังคับพนักงานให้ลาออก กระทั่งเกิดความไม่เห็นด้วยที่นำไปสู่การฟ้องร้องทางคดีความได้
.
สำหรับ สิ่งที่ HR ควรกระทำเมื่อต้องส่งใบเตือนพนักงาน สามารถติดตามในบทความถัดไปได้เลย ที่นี่ 7 สิ่งที่ HR ควรกระทำเมื่อต้องส่งใบเตือนพนักงาน – Optimistic HR (optimistic-app.com)
.
ขอบคุณ ที่มาภาพและบทความจาก
