การทำงานล่วงเวลา Overtime ที่มากเกินไปทำให้ธุรกิจเสียเงิน และพนักงานต้องผลิตผลการทำงาน

ตรงกันข้ามกับความเชื่อที่แพร่หลาย เพียงเพราะ การทำงานล่วงเวลา Overtime ของพนักงานนานขึ้นไม่ได้หมายความว่าพวกเขาจะรักษาประสิทธิภาพไว้ได้ อันที่จริง ประเทศที่มีประสิทธิผลมากที่สุดในโลกบางประเทศ คือ ประเทศที่พนักงานทำงานน้อยที่สุด บริษัทใดก็ตามที่ต้องพึ่งพาพนักงานมากกว่า 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ควรคิดอย่างจริงจังเกี่ยวกับ วิธีลดการทำงานล่วงเวลาในการดำเนินงาน

นั่นคือสิ่งที่เราเข้ามา ไม่ว่าจะเป็นระบบการจัดการพนักงานที่สมบูรณ์แบบ หรือ การวางแผนง่าย ๆ และ ระบบอัตโนมัติ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับที่มีประสิทธิภาพ 9 ข้อในการลดการทำงานล่วงเวลา ของ พนักงาน เพื่อเพิ่มกำลังคนของคุณ โดยไม่สูญเสียประสิทธิภาพ และ ปรับปรุงผลกำไรของคุณในกระบวนการ

เพราะอะไร “การลดการทำงานล่วงเวลาจึงมีความสำคัญ”
สิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจ คือ การลดการทำงานล่วงเวลา เพราะจะเพิ่มค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมโดยไม่ได้เพิ่มประสิทธิภาพ

พนักงานที่ทำงานมากกว่า 50 ชั่วโมงต่อสัปดาห์กำลังทำงานอย่างไม่มีประสิทธิภาพ และ นั่นสามารถเห็นได้ไม่เฉพาะในขอบเขตของแต่ละคนเท่านั้น แต่รวมถึงในประเทศด้วย การวิจัยที่รวบรวมโดย Expert Market ผ่านแหล่งข้อมูลต่างๆ เช่น OECD และ World Data Bank พบว่าประเทศที่มีประสิทธิผลมากที่สุดทั่วโลก เช่น ไอร์แลนด์ นอร์เวย์ และเยอรมนี เป็นประเทศที่พนักงานทำงานเป็นเวลาน้อยที่สุด

ในทางกลับกัน ประเทศที่พนักงานทำงานเป็นเวลามากที่สุด เช่น เม็กซิโก ชิลี และกรีซ เป็นประเทศที่มีประสิทธิผลน้อยที่สุด แม้จะมี GDP ต่อหัวสูงที่สุดประเทศหนึ่ง แต่สหรัฐอเมริกากลับมีประสิทธิผลมากที่สุดเป็นอันดับที่ 11  เนื่องจากมีชั่วโมงการทำงานต่อพนักงาน ในระดับสูง

ทั้งหมดนี้สร้างข้อโต้แย้งที่ชัดเจนใน การลดการทำงานล่วงเวลาในที่ทำงาน และ การทำเช่นนั้นสามารถสร้างความแตกต่างในประเด็นสำคัญบางประการ :

• • ขวัญกำลังใจดีขึ้น: ไม่ใช่เรื่องที่เป็นความลับว่าพนักงานที่ทำงานหนักเกินไป มักมีขวัญกำลังใจต่ำกว่าพนักงานที่ทำงานสัปดาห์ละ 40 ชั่วโมงแบบเดิม ชั่วโมงการทำงานที่ลดลง สามารถนำไปสู่สภาพแวดล้อม การทำงานที่มีความสุขมากขึ้น
  • ค่าใช้จ่ายที่ลดลง: เมื่อนายจ้างลดปริมาณการทำงานล่วงเวลา พวกเขาจะประหยัดเงิน โดยไม่จ่ายค่าล่วงเวลาในอัตราที่สูงเกินจริง เมื่อพิจารณาถึง ความสามารถในการผลิตที่ลดลงอย่างมาก เมื่อพนักงานทำงานมากกว่า 48 ชั่วโมง นี่เป็นวิธีที่ง่ายในการลดค่าใช้จ่าย
  • ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยน้อยลง: พนักงานที่ทำงานหนักเกินไป มักมีส่วนทำให้เกิดอุบัติเหตุในที่ทำงานมากขึ้น การมีพนักงานที่ตื่นตัว และ ทำงานอย่างเพียงพอจะนำไปสู่ความปลอดภัยที่มากขึ้นในองค์กรของคุณ
  • การหมุนเวียนของพนักงานลดลง: ไม่มีความลับที่พนักงานที่ทำงานหนักเกินไปมัก จะไม่มีความสุขกับงานของพวกเขา การให้กำหนดเวลาที่จัดการ และ คาดการณ์ได้มากขึ้น สามารถช่วยรักษาอัตราการรักษาพนักงานได้

9 เคล็ดลับลดการทำงานล่วงเวลาของพนักงาน

ตอนนี้เราได้กล่าวถึงสาเหตุที่ทำให้ธุรกิจเกิดปัญหาแล้ว เราจะให้รายละเอียดเกี่ยวกับ วิธีการจัดการกับการทำงานล่วงเวลามากเกินไป ใช้เคล็ดลับเหล่านี้ เพื่อลดการทำงานล่วงเวลา ของ พนักงานในการปฏิบัติงานของคุณ และ ทำให้พนักงานมีความสุข และ มีประสิทธิผลมากขึ้น

1. อนุญาตให้มีตารางการทำงานที่ยืดหยุ่น

ในแบบสำรวจประสบการณ์คนทำงานด้านดิจิทัลของ Gartner ปี 2021 พนักงาน 43% ที่ทำแบบสำรวจตอบว่าตารางการทำงานที่ยืดหยุ่น ช่วยให้พวกเขาได้รับผลิตภาพที่สูงขึ้น ดังนั้น วิธีง่ายๆ ในการจัดการกับการทำงานล่วงเวลาส่วนเกิน คือ การใช้ตารางการทำงานที่ ยืดหยุ่น สำหรับ พนักงานของคุณ

หากธุรกิจของคุณเป็นแบบปกขาวที่เน้นงานเป็นหลัก การให้พนักงานของคุณ เลือกวิธีการ และ เวลาที่จะทำงาน สามารถลดเวลาที่พวกเขาใช้ในสำนักงานได้ การเปลี่ยนจากความคาดหวัง “ชั่วโมงทำงาน” เป็นความคาดหวัง “งานเสร็จสิ้น” พนักงาน จะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น และ ใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

หากธุรกิจของคุณเกี่ยวข้องกับการทำงานเป็นกะ หรือ  กิจกรรมที่เน้นการใช้แรงงานอื่น ๆ การสร้างสรรค์การจัดตารางเวลาสามารถสร้างความแตกต่างได้มาก ขอความช่วยเหลือจากเครื่องมือการจัดการพนักงานแบบ all-in-one เพื่อสร้างตารางเวลาได้อย่างง่ายดาย ติดตามชั่วโมงการทำงาน และ หยุดปัญหาการกำหนดเวลาการทำงานล่วงเวลาก่อนที่จะเริ่มต้น วิธีนี้ยัง สามารถช่วยเสริมกฎนาฬิกาเวลาที่เหมาะสม เพื่อให้แน่ใจว่าเช็คเงินเดือน และ ชั่วโมงทำงานจะถูกลงบัญชีอย่างถูกต้องเสมอ

2. ฝึกฝนทีมของคุณ 

บ่อยครั้งกว่านั้น พนักงานสำคัญไม่กี่คน คือ คนที่ได้รับชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาส่วนใหญ่ พนักงานเหล่านี้มีการผสมผสานทักษะที่เกือบจะขาดไม่ได้ ทำให้บุคคลเหล่านี้ ต้องรับภาระงานหนัก และ ชั่วโมงที่ยาวนาน ต่อสู้กับแนวโน้มนี้โดยการฝึกอบรมสมาชิกทุกคนในทีมของคุณ

การฝึกอบรมข้ามทีมของคุณเป็นประโยชน์ ต่อ ธุรกิจของคุณ ในประเด็นสำคัญบางประการ พนักงานที่ได้รับการฝึกอบรมข้ามสายงานจะได้รับขวัญ และ กำลังใจที่ดี เนื่องจากพวกเขาเห็นว่าบริษัทของตนเชื่อมั่นในความสามารถของตน และ ลงทุน กับ อนาคตของตน นอกจากนี้ พนักงานที่ผ่านการฝึกอบรมข้ามสายงานเหล่านี้ จะสามารถช่วยเหลือพนักงานคนสำคัญได้ ซึ่งจะนำไปสู่ความครอบคลุม ในการทำงานที่ดีขึ้น การลงทุนในทีมของคุณ เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการลดต้นทุนการจ่ายเงินเดือน

3.ให้ทรัพยากรที่เหมาะสมแก่ทีมของคุณ

เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ การลงทุนในทรัพยากร และ เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากในการ ลดชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาของพนักงาน ในการเริ่มต้น ให้ใช้เวลาในการตรวจสอบองค์กร และ ระลึกไว้เสมอว่าทรัพยากรสามารถมาจากสองส่วนที่แตกต่างกัน

มีเครื่องมือ — ไม่ว่าจะเป็นซอฟต์แวร์หรืออุปกรณ์จริง — ที่สามารถช่วยลดเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานบางอย่างให้สำเร็จได้หรือไม่? หรือ อาจคล้ายกับเคล็ดลับของเราข้างต้น คือ มีแหล่งข้อมูลในรูปแบบของการศึกษา และ การฝึกอบรมข้ามสายงานที่ สามารถช่วยให้พนักงานมีประสิทธิผลมากขึ้น ไม่ว่าในกรณีใด ทีมที่มีประสิทธิผลมากขึ้น หมายถึง งานเสร็จเร็วขึ้น และ ชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาจะลดลง

4. แก้ไขวัฒนธรรมการทำงานของคุณ

การทำงานล่วงเวลาอาจฝังแน่นในวัฒนธรรมธุรกิจ ซึ่งนำไปสู่ชั่วโมงการทำงานที่ยาวนาน การทำงานที่ไม่เกิดผล และการหมุนเวียน ของ พนักงานที่สูง บางครั้งการทำงานพิเศษเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่การทำให้การทำงานล่วงเวลาเป็นข้อยกเว้น และ ไม่ใช่กฎ พนักงานจะไม่รู้สึกกดดันที่จะต้องทำงานล่วงเวลาเพื่อติดตามผลงาน

กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับการทำงานล่วงเวลา ของ พนักงานทุกระดับในองค์กร สิ่งนี้สามารถทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงจากบนลงล่าง ซึ่งจะทำให้ชั่วโมงพิเศษเหลือน้อยที่สุด และ ขวัญกำลังใจของพนักงานสูง จากนั้น เมื่อจำเป็นต้องทำงานล่วงเวลาที่หายาก — เช่น การจัดตารางพนักงานในวันหยุดสุดสัปดาห์ — ชั่วโมงนั้น จะถูกนำไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพ

5. อัตโนมัติทุกครั้งที่ทำได้

คล้ายกับการให้ทรัพยากรที่เหมาะสมแก่ทีมของคุณ การทำให้ฟังก์ชันงานเป็นแบบอัตโนมัติทุกครั้งที่ทำได้สามารถนำไปสู่พนักงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น มีเครื่องมือที่ สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพสำหรับงานประจำวันหรือไม่ ? บางทีซอฟต์แวร์ที่ล้าสมัยอาจ ทำให้พนักงานของคุณต้องเสียเวลา 15-30 นาทีต่อวัน — การลงทุนในระบบใหม่อาจ ช่วยลดเวลาที่เสียไปได้ หรือ บางทีพนักงานของคุณอาจได้รับอีเมลท่วมท้น การหาวิธีทำให้เป็นอัตโนมัติ จะทำให้พนักงานของคุณ จดจ่อ กับ งานที่สำคัญกว่าได้

ระบบอัตโนมัติ สามารถสร้างเวลาให้พนักงานของคุณ มีเวลามากขึ้นในการทำงานที่เพิ่มมูลค่าสูงสุดให้ กับ ธุรกิจของคุณ ในขณะเดียวกัน ก็ป้องกันไม่ให้พวกเขามาสาย

6. จ้างคนงานเพิ่ม

อาจดูขัดกับสัญชาตญาณ แต่วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการลดค่าใช้จ่าย และ การทำงานล่วงเวลาของพนักงานคือการจ้างพนักงานเพิ่มขึ้น

เมื่อมองแวบแรก เจ้าของธุรกิจอาจรู้สึกว่าไม่มีงบพอที่จะจ้างคนมาช่วยเพิ่มเติม อย่างไรก็ตาม หากพนักงานของคุณทำงานล่วงเวลาเป็นประจำ การจ้างพนักงานเพิ่มสามารถลด หรือ ลดค่าจ้างการทำงานล่วงเวลาได้ ซึ่งอาจเป็นผลดีต่องบดุลของคุณ

นอกจากนี้ การจ้างความช่วยเหลือเพิ่มเติม ไม่จำเป็นต้องเป็นแบบเต็มเวลา หากมีช่วงเวลาหนึ่งของปีที่มีงานยุ่งกว่าช่วงอื่น ๆ ให้นึกถึงการจ้างพนักงานตามฤดูกาล หากมีบางช่วงเวลาของวันที่พนักงานล้นหลาม ลองนึกถึงการจ้างคนช่วยงานนอกเวลา ความคิดสร้างสรรค์ กับ ตารางการจ้างงานใหม่ สามารถลดการทำงานล่วงเวลาโดยรวมได้

7. มองหารูปแบบ

เมื่อพยายามลดการทำงานล่วงเวลาของพนักงาน ให้มองหารูปแบบการดำเนินงานที่สามารถปรับปรุง หรือ เพิ่มเติมได้ คล้ายกับเคล็ดลับก่อนหน้าของเรา มีประเด็นสำคัญสองสามข้อในการเริ่มมองหาโอกาส

มีงานเล็กน้อยหรือสถานการณ์ทั่วไปที่ส่งผลให้ มีชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาเพิ่มขึ้นหรือไม่ ? พิจารณาลงทุนในเครื่องมือ เพื่อช่วยพนักงานของคุณ หรือ หาวิธีประหยัดเวลาด้วยระบบอัตโนมัติ มีเวลาของปีหรือเวลาของสัปดาห์ที่ปล่อย ให้พนักงานมาทำงานสายอยู่เสมอหรือไม่ ? พิจารณาจ้างความช่วยเหลือเพิ่มเติม แม้จะเป็นแบบไม่เต็มเวลา หรือ ตามฤดูกาล

มีตัวแปรมากกว่าสถานการณ์เหล่านี้ และ การพิจารณาการดำเนินงานของคุณอย่างละเอียด เพื่อค้นหารูปแบบอาจเป็นวิธีที่ดี ในการประหยัดเงินของธุรกิจของคุณ

8. วางแผนล่วงหน้า

การมองไปข้างหน้าสองสามสัปดาห์หรือหลายเดือนในการดำเนินงาน สามารถให้โอกาสธุรกิจของคุณในการสนับสนุนพนักงานในลักษณะที่ลดชั่วโมงการทำงานล่วงเวลา

มีช่วงเวลาที่วุ่นวายเกิดขึ้นในอนาคตอันใกล้นี้หรือไม่ ? นอกเหนือจากการจ้างความช่วยเหลือตามฤดูกาลแล้ว อาจมีเครื่องมือที่คุณสามารถลงทุน เพื่ออำนวยความสะดวก หรือ สนับสนุนพนักงานของคุณในช่วงเวลานั้น ในอุตสาหกรรมที่ใช้แรงงาน และ บริการเป็นหลัก อาจมีช่วงหนึ่งที่มีการนัดหมายมากกว่าปกติ ดังนั้น การวางแผนล่วงหน้าด้วย การจัดตารางเวลาพนักงานที่สร้างสรรค์อาจเหมาะสม

การวางแผนล่วงหน้าช่วยให้ธุรกิจของคุณพร้อมสำหรับงานที่มากขึ้นก่อนที่จะถึงมือลูกค้า ช่วยลดการทำงานล่วงเวลาของพนักงาน

9. สร้างนโยบายการทำงานล่วงเวลา

ข้อสุดท้าย การตั้งค่าขีดจำกัดการทำงานล่วงเวลา หรือ นโยบายอื่นๆ ดังกล่าวจะลดชั่วโมงทำงานของพนักงาน และ เช็คเงินเดือนที่สูงเกินจริงในทันที หากมีข้อจำกัดที่เข้มงวดสำหรับ จำนวนพนักงานที่สามารถทำงานได้ ก็จะไม่มีความเสี่ยงในการทำงานล่วงเวลามากเกินไป

ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึง ขั้นตอนข้างต้น การกำหนดนโยบายการทำงานล่วงเวลาไม่  สามารถแก้ปัญหาการจัดการการทำงานล่วงเวลาได้อย่างน่าอัศจรรย์ และ จำเป็นต้องเสริมด้วยความคิด ริเริ่มอื่นๆ ก่อนที่จะดำเนินการดังกล่าว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณ ได้รับการเสริมด้วย เครื่องมือ และ ระบบอัตโนมัติ และ คอยพิจารณาถึงช่วงเวลาที่วุ่นวายอยู่เสมอ และ จ้างความช่วยเหลือพิเศษเมื่อจำเป็น หากทำอย่างถูกต้อง การสร้างนโยบายการทำงานล่วงเวลา  สามารถลดจำนวนชั่วโมงที่เกิน และ ข้อผิดพลาดของแผ่นเวลาได้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการทำงานล่วงเวลาเพิ่มเติม

ตอนนี้เราได้อธิบายถึง 9 วิธีในการลดการทำงานล่วงเวลาแล้ว เราจะให้รายละเอียดเกี่ยวกับคำถามที่พบบ่อยอีกสองสามข้อเกี่ยวกับ การทำงานล่วงเวลา

อะไร คือ สาเหตุของการทำงานล่วงเวลา ?

การทำงานล่วงเวลา ของ พนักงานอย่างสม่ำเสมอสามารถแสดงออกได้หลายวิธี

สาเหตุทั่วไปประการหนึ่ง คือ พนักงานไม่ได้รับ การสนับสนุนอย่างเพียงพอ ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการ และ เครื่องมือที่ล้าสมัยหรือขาดพนักงาน พนักงานที่จมอยู่กับงานเล็กๆ น้อยๆ หรือ ต้องการความช่วยเหลืออย่างยิ่งยวด สามารถสะสมชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาจำนวนมาก ได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ ธุรกิจต่าง ๆ อาจมีวัฒนธรรมที่บกพร่อง การส่งเสริมว่าการทำงานหนักหมายถึงการนอนดึก ทั้ง ที่ในความเป็นจริงแล้ว ไม่มีเหตุผลรองรับคำกล่าวอ้างเหล่านั้น

คุณจะบอกให้พนักงานลดการทำงานล่วงเวลาได้อย่างไร?
ก่อนที่คุณจะบอกพนักงาน ให้ลดชั่วโมงการทำงานล่วงเวลา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับ การสนับสนุนอย่างเพียงพอ

ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีทุกสิ่งที่จำเป็นในแง่ของเครื่องมือ และ ระบบอัตโนมัติ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาไม่ได้ทำงานมากเกินไป  และ คุณกำลังให้การสนับสนุนที่เหมาะสม และ กระบวนการจัดตารางเวลา หากดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว และ พนักงานยังคงทำงานล่วงเวลา โดยไม่จำเป็น ให้จัดกำหนดการประชุมกับพวกเขา

ทำความเข้าใจว่าทำไมพวกเขาถึงทำงานล่วงเวลา พวกเขาอาจจำเป็น ต้องได้รับการฝึกอบรมข้ามสายงาน หรือ บางทีพวกเขาอาจแจ้งเตือนคุณ เกี่ยวกับ ปัญหาด้าน ประสิทธิภาพการทำงานที่ไม่เคยได้รับการพิจารณามาก่อน ตรวจสอบนโยบายการทำงานล่วงเวลาที่คุณมี และ พร้อมที่จะ สนับสนุนหากเกิดปัญหาในที่ทำงาน ซึ่งไม่เคยทราบมาก่อน

ในตอนท้ายของวัน การทำงานล่วงเวลา ของ พนักงาน เป็นปัญหาที่ สามารถแก้ไขได้ง่าย ไม่ว่านั่นจะหมายถึง การจ้างพนักงานเพิ่ม การทำงานชั่วคราวแบบอัตโนมัติ หรือ สิ่งอื่นใดเพื่อสนับสนุนทีมของคุณอย่างเต็มที่ ขั้นตอนข้างต้นของเราสามารถช่วยให้คุณลด หรือ กำจัดชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาในองค์กรของคุณได้

ขอบคุณข้อมูลจาก : https://www.zoomshift.com/blog/how-to-reduce-overtime/

เดรดิตภาพ : https://www.canva.com/

สามารถทดลองใช้งานฟรีได้ที่ : https://www.optimistic-app.com/register/