5 เทคนิค ผลักดันให้ Knowledge Sharing เกิดขึ้นจริงและต่อเนื่อง

หากเรามองเรื่องการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ภายในองค์กร (Knowledge Sharing) เป็นแค่เพียงเรื่องที่ “ถ้ามีก็ดี…หรือถ้าไม่มีก็ได้…” ขอบอกไว้เลยว่าองค์กรของท่านคงต้องทำงานหนักขึ้นมากแน่ ๆ ทั้งในเชิงของพนักงานหรือตัวองค์กรเอง เนื่องจาก ผลของการที่องค์ความรู้ภายในองค์กรไม่ได้ถูกส่งต่ออย่างเป็นระบบ ไม่มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง ผลลัพธ์ที่ตามมาคือ ต้นทุนอันมหาศาลที่องค์กรต้องจ่าย…

อย่างแรก (1) กระบวนการ Onboarding สามารถกินเวลาไปยาวนานเกือบปีได้เลย ในที่นี้ไม่ได้หมายถึง การ Onboarding ที่กำหนดไว้ตามโปรแกรม แต่เป็นระยะเวลาที่แท้จริง ที่กว่าพนักงานใหม่จะเข้าใจงานขององค์กรจริง ๆ จนไปต่อได้อย่างเต็มที่

อย่างที่สอง (2) Productivity น้อย จากรายงานของ McKinsey ระบุไว้ว่า โดยเฉลี่ยแล้วพนักงานใช้เวลา 20% ของการทำงานไปกับการหาข้อมูล (Information) หรือถ้าเปรียบเทียบอีกอย่างนึงคือ องค์กรจ้างพนักงานมา 5 คน แต่มีแค่ 4 คนเท่านั้นที่กำลังทำงาน ในขณะที่อีกคนใช้เวลาไปกับการหาคำตอบที่ไม่ได้สร้างมูลค่าจริง ๆ

อย่างที่สาม (3) องค์ความรู้นั้นจะอยู่และไปพร้อมกับพนักงานคนนั้น ในยุคที่พนักงานรุ่นใหม่ ๆ ในปัจจุบันแทบไม่มีใครอยู่กับองค์กรเดิมได้นานเกิน 5 ปี นั่นหมายความว่า ถ้าหาก

กระบวนการส่งต่อองค์ความรู้ไม่ได้ถูกถ่ายทอดอย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งล้ำค่าเหล่านั้นจะเกิดขึ้นภายในองค์กรแต่ลาออกไปพร้อมกับพนักงาน ดังนั้น เพื่อป้องกันการกักตุนความรู้ (Knowledge Hoarding) และส่งเสริมให้เกิดการส่งต่อองค์ความรู้อย่างทั่วถึงและมีประสิทธิภาพในองค์กร มีสิ่งที่ชวนคำนึงถึง 5 ประการ

1. การทำให้ Knowledge Sharing เป็นเรื่องสำคัญ

หลายครั้งที่เมื่อจบงานหนึ่ง แล้วพนักงานรู้สึกอยากที่จะถอดบทเรียน สรุปเป็น key learning แลกเปลี่ยนกับสมาชิกทีม แต่งานต่าง ๆ ที่มี KPI ชัด ๆ ที่ทั้งเร่งด่วน และสำคัญกว่า ผลักให้สิ่งเหล่านี้กลายเป็นเรื่องที่เอาไว้ก่อนไปโดยปริยาย

แต่หากจะให้ Knowledge Sharing เป็นข้อบังคับที่ทุกคนต้องทำ ก็อาจจะไม่ใช่แรงจูงใจที่ดีนัก ในอีกทางหนึ่ง การให้ Incentive เล็ก ๆ แต่ชัดเจนอาจเป็นการจูงใจที่ดีกว่า ใช้การชื่นชมและให้รางวัล กับพนักงานคนที่แชร์ key learning จากงาน หรือ การแบ่งปันข้อมูลที่เป็นประโยชน์ เพื่อส่งเสริมและสื่อสารกับพนักงานทุกคนว่าสิ่งเหล่านี้คือการกระทำที่คาดหวังและอยากให้เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง

2. ทำให้เห็นเป็นแบบอย่าง

หนึ่งในความท้าทายมาก ๆ ที่ได้กล่าวไปในข้อแรก คือการผลักดันให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้โดยที่ไม่อยู่ในงานหลักหรือการวัดประเมินผลใด ๆ นั้น บทบาทของผู้นำหรือ Manager จึงเป็นกุญแจสำคัญมาก ๆ และต้องอาศัยการทำให้เห็นแบบแบบอย่างจากตัวผู้นำเอง (Lead by Example) เพื่อแสดงให้เห็นว่าสิ่งนี้กำลังส่งมอบคุณค่าให้กับองค์กรอย่างไร วิธีการง่าย ๆ ที่สามารถเริ่มทำได้เลย คือ การสร้างพื้นฐานความรู้ขึ้นมาเป็นบทความไว้สำหรับกระบวนการที่อาจถูกทำซ้ำ ๆ ตัวอย่างเช่น ถ้าหากมีสมาชิกทีมถามถึงกระบวนการบางส่วนที่ยังไม่มีอยู่ในฐานความรู้ของทีม แทนที่จะตอบคำถามทันที ให้ถือโอกาสในการสร้างเป็นบทความที่เป็นฐานความรู้เพื่อตอบคำถามสมาชิกทีมแทน ซึ่งมันอาจจะกินเวลาในช่วงแรก แต่มันจะช่วยประหยัดเวลาได้อย่างมหาศาลให้อนาคตข้างหน้าที่จะต้องตอบ คำถามในเรื่องเดียวกันอีกซ้ำ ๆ

3. สร้างวัฒนธรรรมแห่งการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ตั้งแต่วันแรก

เมื่อไรก็ตามที่เราเรียกสิ่งนี้ว่าเป็นวัฒนธรรมองค์กร สิ่งนั้นต้องชัดเจนตั้งแต่วันแรกที่พนักงานเข้าทำงาน กระบวนการ Onboarding ต้องสื่อสารและสนับสนุนให้พนักงานใหม่เข้าใจถึงวัฒนธรรมขององค์กรได้เป็นอย่างดี โดยที่นอกเหนือจากจะสื่อสารถึงค่านิยมและวัฒนธรรมขององค์กรไปอย่างชัดเจนแล้ว การมีระบบ Buddy ให้กับพนักงานใหม่จะช่วยให้พนักงานใหม่รับรู้ และปรับตัวให้เข้ากับวัฒนธรรมและสภาพแวดล้อมการทำงานใหม่ ๆ ได้เร็วและง่ายขึ้น

นอกจากนี้ การถามถึงมุมมองความคิดเห็นจากพนักงานใหม่เกี่ยวกับการพัฒนากระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ หรือ Knowledge Sharing เช่นการถามพนักงานใหม่ถึง เครื่องมือที่ใช้ในกระบวนการ Onboard ชัดเจน และง่ายต่อการเข้าใจไหม มีอะไรที่ตกหล่นหรือแตกต่างไปจากพื้นฐานความเข้าใจเดิมของเขาหรือไม่ มีข้อมูลชิ้นไหนที่เขารู้สึกว่ามันล้าสมัยแล้วบ้างหรือเปล่า การถามสิ่งเหล่านี้กับพนักงานใหม่ที่ยังไม่ได้คุ้นเคยและรู้จักองค์กรดีนัก นอกจากจะทำให้ได้มุมมองใหม่ ๆ ที่ไม่ติดกับความเคยชินเดิมที่ทำกันอยู่แล้วภายในองค์กรแล้ว ยังเป็นการสื่อสารชั้นเลิศที่ส่งไปยังพนักงานใหม่ว่าองค์กรให้ความสำคัญกับเรื่อง Knowledge Management มาก ๆ

4. ลงทุนกับเครื่องมือที่ช่วยจัดการองค์ความรู้ในองค์กร

การเลือกใช้เครื่องมือที่เข้ากับรูปแบบและวิธีการขององค์กรเป็นเรื่องที่สำคัญมาก ๆ ที่จะช่วยให้การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และจัดการองค์ความรู้ในองค์กรเป็นเรื่องง่าย การหาทางให้เครื่องมือที่ช่วยจัดการองค์ความรู้ สอดคล้องไปกับกระบวนการทำงานและเครื่องมือที่ทีมใช้งานกันอยู่แล้ว เพื่อช่วยให้กระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งของโฟล์การทำงาน มากกว่าแยกออกมาต่างหากเป็นอีกงานที่ต้องเสร็จ

5. สร้างช่องทางและรูปแบบที่หลากหลาย

การแลกเปลี่ยนเรียนรู้สามารถเป็นไปได้หลากหลายรูปแบบ ทั้งการจัดเวิร์กชอปที่ให้ผู้เชี่ยวชาญมาแชร์ best practices อัพเดตเทรนด์ปัจจุบันของอุตสาหกรรม หรือสามารถเป็นรูปแบบเล็ก ๆ อย่างการแชร์บทความที่น่าสนใจเกี่ยวกับเทคนิคหรือหลักการที่ทีมสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ การสร้างพื้นที่และช่องทางไว้ให้สำหรับสิ่งเหล่านี้เป็นตัวช่วยให้การแลกเปลี่ยนเรียนรู้เกิดได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น การสร้างห้อง #Learning-Sharing ไว้ใน Slack เพื่อให้ทุกคนสามารถแชร์องค์ความรู้ที่เกี่ยวข้อง, best practices ต่าง ๆ ในอุตสาหกรรม หรือ บทความที่น่าสนใจในช่องทางนี้ หรืออีกตัวอย่างหนึ่งเช่น การจัด Monthly Sharing Session เพื่อเป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ถึงวิธีการที่เราใช้ในการทำงานที่ได้รับมอบหมายและผลลัพธ์เป็นอย่างไร มีข้อมูลที่น่าสนใจอย่างไรบ้างเพื่อสามารถใช้พัฒนาการทำงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยที่ควรเป็น session ที่พบเห็นหน้ากันได้สื่อสารกันจริง ๆ มากกว่าส่งเป็นรายงานหรือข้อความ โดยเฉพาะกับทีมที่ยังคงทำงานแบบ Remote เป็นหลัก

ที่มา https://www.brightsidepeople.com/

รูปภาพ https://www.pexels.com/th-th/search/sharing%20knowledge/