3 ขั้นตอนการสร้าง OKRs
“ในบทความที่แล้วเราได้ทำความรู้จักกับ OKRs กันแล้ว มาบทความนี้เราจะมาลองสร้าง OKRs กันโดย 3 ขั้นตอนง่ายๆ ที่คุณสามารถนำมาใช้ได้กับตัวคุณเอง ทีมงานของคุณ หรือองค์กรของคุณก็ได้”
อ่านบทความก่อนหน้า “OKRs คืออะไร และจะใช้อย่างไรให้เติบโตในปี 2022” ที่นี่
ต่อไปนี้คือ 3ขั้นตอนในการสร้าง OKRs
จากที่เราเรียนรู้มา OKRs ประกอบไปด้วย 2 ส่วนคือ O (Objective) และ KRs(Key Result) ฉะนั้นขั้นตอนของการออกแบบเราจึงเริ่มจาก 2 ส่วนนี้ก่อน และเนื่องจากOKRs ต้องสามารถวัดผลได้ การวัดผลจึงเป็นส่วนสุดท้ายในการทำ OKRs
กำหนดเป้าหมายของคุณ(O)
อาจเริ่มต้นจากคำถามง่ายๆว่า วัตถุประสงค์คุณคือ”อะไร” ซึ่งเป็นสิ่งที่อธิบายสิ่งที่คุณต้องการทำและกำหนดเส้นตายสำหรับการบรรลุถึงเป้าหมายได้เป็นอย่างดี
ในการตั้งเป้าหมาย ให้นึกถึงสิ่งที่คุณให้ความสำคัญสูงที่สุดในช่วง
3เดือนข้างหน้า โดยตั้งคำถามกับตัวคุณเองว่า
- สิ่งสำคัญที่สุดที่ฉันต้องทำคืออะไร?
- ฉันต้องเริ่มทำอะไร? ฉันต้องเปลี่ยนอะไร?
- ความสำเร็จของฉันควรเป็นอย่างไร?
ในช่วงแรกๆ เมื่อคุณเริ่มระดมความคิด คุณจะเห็นว่ามีวัตถุประสงค์ของคุณพุดขึ้นมามากมาย นั่นเป็นเรื่องปกติ ตามหลักแล้ว คุณจะต้องทำการจัดเรียงให้เหลือเพียง 1-3 วัตถุประสงค์ที่สามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพต่อรอบหรือกรอบเวลาของคุณที่กำหนดไว้ โดยหากคุณอยากรู้ว่า OKRs ของคุณจะได้ผลหรือไม่ อาจตั้งคำถามต่อสักหน่อยว่า
- วัตถุประสงค์ของฉันมีความหมายหรือไม่? เพราะวัตถุประสงค์ที่มีความหมายจะแสดงถึงความสำคัญสูงสุด และจะสร้างทิศทางที่ชัดเจนที่สุดแก่คุณ
- กล้าหรือไม่? เพราะเป้าหมายที่ชัดเจนมักจะนำคุณก้าวไปสู่อีกระดับหนึ่ง และ จะเป็นจุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลงอย่างแท้จริง
- มันเป็นแรงบันดาลใจหรือไม่? วัตถุประสงค์ที่สร้างแรงบันดาลใจคือสิ่งที่น่าจดจำ และเสริมสร้างพลังในการทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายที่คุณตั้งไว้
ซึ่งหากวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของคุณชัดเจน คุณก็พร้อมที่จะสร้างผลลัพธ์หลักของคุณต่อได้แล้ว
กำหนดผลลัพธ์หลักของคุณ(KR)
ผลลัพธ์หลักของคุณ คือบันไดสู่การบรรลุวัตถุประสงค์ของคุณ หากต้องการรู้ว่าผลลัพธ์หลักของคุณควรเป็นอย่างไร ให้ถามคำถามนี้
“3ถึง 5 สิ่งที่คุณกำหนดนั้น สามารถทำให้เป็นจริงในกรอบเวลาที่คุณกำหนด เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของคุณหรือไม่?”
และเนื่องด้วย KR แต่ละข้อที่คุณกำหนด หรือสร้างขึ้น คือผลลัพธ์หลักของคุณ ฉะนั้นก่อนตัดสินใจเลือกข้อใดข้อหนึ่ง ให้ตั้งคำถามต่อไปนี้
- KR ของฉันเฉพาะเจาะจงเพียงพอหรือไม่ เพราะ Key Result นั้นต้องสามารถบอกได้ว่า ต้องเกิดอะไรและเกิดเมื่อไหร่
- มีความท้าทายและทำได้จริง? การตั้งความท้าทาย เพื่อให้เกิดความทะเยอทะยานนั้น ต้องถูกตั้งบนสมมติฐานที่สามารถทำได้จริงตามกรอบเวลาที่กำหนดไว้
- สามารถวัดผลได้หรือไม่? ผลลัพธ์หลักของคุณต้องระบุเกณฑ์ที่ใช้ชี้วัดได้อย่างชัดเจนว่าจุดที่เรียกว่าสำเร็จของคุณคืออะไร
ติดตามและวัดผลให้คะแนน OKRs ของคุณ
คุณจะต้องติดตาม OKRs ของคุณโดยมีการวัดผลในแต่ละรอบ ซึ่งวิธีการในการชี้วัดสามารถทำได้หลายวิธี เช่น
- Andy Grove ใช้วิธีง่ายในการให้คะแนน เมื่อสิ้นสุดในแต่ละรอบ โดยการตั้งคำถามว่า พบผลลัพธ์การทำ ใช่หรือไม่?
- บางที่อาจวัดผลโดยให้เป็นระดับสี เช่น สีแดง หมายถึงผิดพลาด
สีเหลือง หมายถึงมีความคืบหน้า สีเขียว หมายถึงบรรลุเป้าหมาย
- หรืออาจใช้วิธีมาตราส่วน เปอร์เซ็นต์ เพื่อให้คะแนนผลลัพธ์หลักในแต่ละรายการ
ตัวอย่าง หากองค์กรต้องการเพิ่มยอดขาย เป็น 100 ล้าน ภายใน3 เดือน
เราจะเห็นได้ว่า Objective คือยอดขาย 100 ล้าน
การสร้าง KR เราจะพิจารณาอะไรที่จะทำให้เกิดตัวเลข 100 ล้านได้ ในการขายมีปัจจัยดังนี้ ราคาขาย ปริมาณการขาย สัดส่วนการขาย เป็นต้น
ดังนั้นเราจะสร้าง OKRs ได้ดังนี้
Objective คือยอดขาย 100 ล้าน
KR1= ราคาขายสินค้าที่มีโดยเฉลี่ยเพิ่มขึ้น 10% ภายในเดือนแรก
KR2=ปริมาณการขายต้องได้ 1หมื่นตัน ภายในเดือนที่สอง
KR3=สัดส่วนการขายต้องได้ 70:30 (ผลิตขายเอง:ผลิตส่ง)ในเดือนสาม
ตัวอย่าง OKRs ร้านค้าแห่งหนึ่งต้องการขายสินค้าผ่าน Shopee
พิจารณาการจะขายของผ่านShopee คุณต้องมีอะไรเป็นปัจจัยบ้าง เช่นร้านค้าบน Shopee ,กลุ่มเป้าหมายที่ต้องการ ยอดขายที่ต้องการ เป็นต้น
Objective คือต้องการขายของผ่านช่องShopee
KR1=ต้องสร้างร้านค้าบนShopee กำหนดเวลาให้เสร็จภายใน2 สัปดาห์
KR2=ร้านค้าต้องติด Top5 ของการค้นหาภายใน 2เดือน
KR3=มีกลุ่มเป้าหมายเข้ามาชมร้านค้าอย่างน้อย 1000 ครั้ง/เดือน
KR4=ต้องมีการสั่งซื้ออย่างน้อย 100 คำสั่ง/เดือน (มีคนเข้ามา1000คนต้องมีคนสั่ง 100 คน Conversion Rate คือ10%)
KR5=มียอดขายอย่างน้อย 100,000 บาท/เดือน ภายในเดือนที่3
สรุปการสร้าง OKRs
- เริ่มต้นคุณต้องสร้างโดย กำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมายที่ชัดเจนก่อน(O) วัตถุประสงค์คือสิ่งที่ทำและต้องบรรลุตามกรอบเวลาที่กำหนด
- จากนั้นสร้างผลลัพธ์หลัก 3-5 รายการ(KRs) คือการหาปัจจัยและเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงและวัดผลในการทำให้มันเกิดขึ้นมาได้
- ติดตามวัดผลให้คะแนน OKRs ถูกออกแบบมาเพื่อเน้นการวัดผลลัพธ์ และเน้นประสิทธิผล ถ้าผลลัพธ์ที่ออกมานั้นยังห่างไกลกับเป้าหมายที่ต้องการ เราสามารถกลับมาแก้ไข ปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานได้ โดยต้องยึดผลลัพธ์ที่ต้องการเอาไว้
ข้อสำคัญสำหรับการนำ OKRs มาใช้ให้เกิดประโยชน์กับองค์กร
คือการนำมาตั้งเป้าหมายที่สามารถท้าทายให้ทุกคนอยากบรรลุเป้าหมายสู่ความสำเร็จได้ ไม่ใช่นำมาวัดศักยภาพส่วนบุคคลเพื่อประเมินผลในการเพิ่มเงินเดือน
OKRs ที่ดีต้องมีการตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน เข้าใจได้ และต้องไม่ตั้งเป้าหมายที่สามารถบรรลุได้ง่ายจนเกินไป แต่ก็ต้องไม่ยากจนเกิดความท้อ สร้างแรงฮึดในการเอาชนะ
และOKRs จะต้องมีกรอบเวลาที่ชัดเจน ประเมินผลได้ และต้องโปร่งใส
จากตัวอย่างและวิธีการที่นำเสนอในบทความนี้หวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะสามารถเพิ่มความเข้าใจ และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการออกแบบ OKRs ของท่านได้
