โปรแกรมเงินเดือน Payroll มีประสิทธิภาพและมีประโยชน์ในด้านอื่นๆ ใช้คำนวณเงินเดือนและค่าแรงของพนักงาน รองรับเงื่อนไขการคำนวณต่างๆได้หลากหลาย ครอบคลุมทุกธุรกิจ มาดูกันว่าทำไมหลายๆ องค์กรถึงต้องเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือน และมีประโยชน์อะไรบ้าง ตามไปอ่านกันได้เลย
ปัจจุบันหลายๆ องค์กร จึงได้มองหา โปรแกรมเงินเดือน Payroll เพื่อเข้ามาช่วยจัดงาน HR ในการจัดทำเงินเดือนให้พนักงาน ที่สามารถลดปัญหาต่างๆ ที่องค์กรต้องเจอ โดยโปรแกรมเงินเดือน หรือ โปรแกรม Payroll แต่ละโปรแกรมมีลักษณะที่ไม่ต่างกันมากเท่าไหร่ โดยมีจุดประสงค์เพื่อจัดทำเงินเดือน แต่อาจจะมีฟังก์ชั่นแต่ละที่เพิ่มแตกต่างกันไป เหตุผลส่วนใหญ่ที่องค์กรเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือน ไม่ต้องการให้ข้อมูลเงินเดือนของพนักงานแต่ละคนนั้นถูกเปิดเผย อาจจะทำให้การบริหารงานภายในองค์กรเกิดความยุ่งยาก หรือต้องการลดต้นทุนที่ต้องจ้างพนักงานเพื่อทำเงินเดือนเพียงอย่างเดียว เพราะการจ้างพนักงานคนหนึ่ง องค์กรอาจจะต้องจ่ายค่าจ้างเพิ่มขึ้นทุกปี อย่างการปรับเงินเดือนประจำปี โบนัสประจำปี และสวัสดิการอื่นๆ ซึ่งล้วนแล้วแต่เป็นต้นทุนที่ต้องจ่ายเพิ่มขึ้นทั้งนั้น
การนำโปรแกรมเงินเดือนเข้ามาช่วย จะทำให้ลดต้นทุนอีกทั้งยังไม่ต้องจ่ายพนักงานเพิ่มขึ้น มาดูกันว่าเหตุผลอะไรบ้างที่ทำให้องค์กรหันมาเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือน
เหตุผลที่องค์กรเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือน
1. ไม่ต้องกังวลเมื่อคนทำเงินเดือนลาออก
ไม่ต้องกลัวว่าเงินเดือนนี้จะสะดุดหรือล่าช้า เพราะพนักงานทำเงินเดือนลาออก ส่วนมากแล้วถ้าหากเป็นองค์กรขนาดกลาง จะใช้คนที่ไว้ใจได้ในการทำเงินเดือนเป็นหลัก หรือถ้าแย่กว่านั้นหากไม่มีคนที่ไว้ใจเลย เจ้าของกิจการอาจต้องทำเงินเดือนเอง ซึ่งจริง ๆ แล้ว การทำเงินเดือนนั้นไม่ใช่แค่การคำนวณเงินเดือน ยังมีอีกหลายส่วนที่ต้องทำ อย่างการคำนวณภาษี และส่วนของกฏหมายแรงงานเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย แต่หากใช้โปรแกรมเงินเดือน จะช่วยลดปัญหาเรื่องนี้ไป เพราะโปรแกรมเงินเดือนที่ดีส่วนใหญ่จะจัดการเงินเดือนทุกอย่างให้กับคุณเอง ทุกอย่างจะดำเนินไปอย่างอัตโนมัติ ภายใต้กฎเกณฑ์ขององค์กร
2. การแข่งขันทางธุรกิจที่เติบโตขึ้นอย่างรวดเร็ว
เงินเดือนเป็นสิ่งที่ต้องทำททุกเดือน และเป็นเรื่องสำคัญอย่างมากในองค์กร ไม่สามารถทำล่าช้า หรือประวิงเวลาออกไปได้ เพราะอาจจะมีผลกระทบต่อการบริหารการทำงานของพนักงาน และกระทบต่อเนื้องาน ดังนั้นหากองค์กรมีการขยายตัวอย่างรวดเร็ว แน่นอนว่าหากใช้พนักงานในการทำเงินเดือนอาจไม่สามารถทำได้ภายในคนเดียว หรือทันเวลาที่กำหนด ทำให้โปรแกรมเงินเดือนเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างมากที่จะเข้ามาช่วยจัดการเรื่องนี้ให้ผ่านไปได้ด้วยดี ลดภาระ และลดความเสี่ยง
3. อำนวยความสะดวกเรื่องของภาษีและกองทุนประกันสังคมให้กับพนักงาน
รายงานการเงินด้านกฎหมายอย่างประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรือแม้แต่ภาษี เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่โปรแกรมเงินเดือน Payroll ให้ความสำคัญ โดยโปรแกรมจะนำข้อมูลต่างๆ ในการจ่ายแต่ละงวด ไปประมวลผลเพื่อคำนวณภาษี ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ทั้งนี้ยังสามารถให้ระบบกรองข้อมูลก่อนที่จะทำการประมวลผล และรองรับการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดการลดหย่อน และการคำนวนภาษีทั้งในปัจจุบันและในอนาคต ตลอดจนการจัดเก็บหรือโอนข้อมูลเพื่อนำส่งกรมสรรพากร สำนักงานประกันสังคม และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ รวมถึงการโอนข้อมูลผ่านธนาคารต่างๆ ได้ทุกธนาคารหรือจ่ายเป็นเงินสดให้กับพนักงาน
หากเป็นองค์กรขนาดเล็ก หรือยังไม่คุ้มที่จะจ่ายพนักงานมาทำเงินเดือน หรือฝ่ายบุคคลเข้ามาบริหารจัดการบุคคล และก็ยังไม่มีความเข้าในเรื่องกฏหมายต่างๆ ส่วนเรื่องการขาด ลา มา สาย เวลาทำงานของพนักงาน กองทุนประกันสังคม การคำนวณภาษีและกองทุนต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง อีกทั้งยังมีเอกสารที่ต้องส่งทางอิเล็กทรอนิกส์มากมาย ทำให้การเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนเข้ามาช่วยจัดการ เพื่อให้องค์กรเติบโตไปอย่างมีประสิทธิภาพ
4. ข้อมูลมีความปลอดภัย ถูกต้อง แม่นยำ และลดความเสี่ยงในการเกิดความผิดพลาด
ผู้ใช้งานโปรแกรมเงินเดือนอุ่นใจได้อย่างแน่นอน เพราะโปรแกรมเงินเดือน มีระบบป้องกันที่สามารถกำหนดสิทธิการใช้งานเพื่อความปลอดภัยของข้อมูล ระบบยังมีการประมวลผลเงินเดือน ที่ถูกต้อง แม่นยำ รองรับการจ่ายเงินเดือนผ่านธนาคารต่างๆ ได้ทุกธนาคาร อีกทั้งยังตรวจสอบความถูกต้องของบัญชีเงินเดือน โดยจะเข้ามาช่วยจัดการปัญหาต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ปลอดภัย หมดกังวลเรื่องของความผิดพลาดได้เลย
5. มีฟังก์ชันให้เลือกใช้ได้หลากหลาย และถูกออกแบบมาให้ใช้งานง่าย เรียนรู้การใช้งานได้เร็ว
การใช้งานโปรแกรมเงินเดือนถูกออกแบบให้ผุ้ใช้งานสามารถปรับแต่งระบบ มีตัวเลือก กำหนดนโยบาย รองรับเงื่อนไขการคำนวณต่างๆ ได้หลากหลาย และมีความยืดหยุ่น สามารถปรับได้ตามความต้องการของผู้ใช้งาน ถูกออกแบบมาเป็นอย่างดี รวมไปถึงสลิปเงินเดือนของพนักงานก็มีความสวยงาม แสดงรายละเอียดของรายการรายได้ รายหัก ที่มีความถูกต้อง
ข้อดีของโปรแกรมเงินเดือน
1. ลดต้นทุนภายในองค์กร
ส่วนใหญ่โปรแกรมเงินเดือนจะทำงานผ่านระบบ Cloud ที่ผู้ใช้สามารถเลือกแผนการใช้เงินที่มีทั้งแบบรายเดือน แบบไตรมาส แบบครึ่งปี หรือเป็นแบบรายปี ที่สามารถจ่ายตามจำนวนพนักงานที่เพิ่มขึ้น-ลดลงได้อีกด้วย เรียกว่าเป็นการลงทุนกับโปรแกรมเงินเดือนที่โคตรคุ้มค่า !!
2. ออกแบบมาให้ใช้งานง่าย
โปรแกรมเงินเดือนที่ดี ควรจะสามารถปรับแต่งระบบการใช้งาน ตัวเลือก กฏระเบียบทางธุรกิจ และนโยบายที่หลากหลายได้ง่าย เรียกได้ว่าต้องมีความยืดหยุ่นในการใช้งานที่ดี ให้เป็นไปตามความต้องการของผู้ใช้งาน โดยข้อมูลที่จำเป็นทั้งหลาย ของการจัดการเงินเดือน ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลเวลาการทำงาน ข้อมูลการขาด ลา มา สาย หรือข้อมูลประกันสังคม ถูกนำเข้าโดยอัตโนมัติจากระบบจัดการต่าง ๆ ที่มาพร้อมกับโปรแกรมเงินเดือน เพียงแค่คลิกเมาส์ ข้อมูลเงินเดือนของพนักงานทั้งหมดก็จะนำมาคำนวณเงินเดือน
รวมไปถึงการออกสลิปเงินเดือนแบบออนไลน์ก็จะถูกจัดส่งทันที และใบแจ้งยอดเงินจากทางธนาคาร ที่พร้อมจ่ายเงินเดือนให้พนักงานทั้งหมดที่เกิดขึ้นกับโปรแกรมเงินเดือน และกระบวนการการจัดการเงินเดือนที่ถูกออกแบบมาเป็นอย่างดี อีกทั้งยังมีระบบช่วยตรวจสอบความถูกต้องของรายการอีกด้วย
3. ยืดหยุ่นเรื่องกฏหมาย
การคำนวณภาษี รายการหัก ณ ที่จ่าย และการส่งรายงานการเงินด้านกฏหมาย เช่น ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรือแม้แต่ภาษี ล้วนเป็นเรื่องที่ยุ่งยากและเสียเวลา อีกทั้งยังเป็นงานที่ทำให้รายจ่ายฟุ่มเฟือยโดยใช่เหตุ หรือการส่งรายงานที่ผิดพลาดอาจทำให้โดนปรับเงิน ด้วยเหตุนี้โปรแกรมเงินเดือน จะช่วยแก้ปัญหาต่าง ๆ ให้คุณได้
4. จัดการงบดุลได้ง่ายและรวดเร็ว
โปรแกรมเงินเดือน สามารถตรวจสอบความถูกต้องของบัญชีเงินเดือนได้ ด้วยเครื่องปรับสมดุลบัญชีที่หลากหลายตามการใช้งาน โดยผู้ใช้งานสามารถเปรียบเทียบบัญชีเงินเดือนของเดือนปัจจุบัน และเดือนก่อนหน้านั้นได้ รวมถึงคุณสมบัติของโปรแกรมเงินเดือนยังช่วยให้คุณอุ่นใจมากขึ้น เพราะมีตัวเลือกต่าง ๆ ในการปรับสมดุลบัญชีนั้นสามารถรับประกันว่าจะไม่มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นในบัญชีเงินเดือนอย่างแน่นอน
5. นำเข้าข้อมูลการทำงานได้โดยอัตโนมัติ
โปรแกรมเงินเดือนสามารถนำเข้าข้อมูลได้จากระบบลงเวลางานได้ อย่างข้อมูลทำงานการขาด ลา มา สาย ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน ทำให้การจัดการเงินเดือน และการคำนวณภาษี เป็นเรื่องง่าย
สรุป
โปรแกรมเงินเดือนที่ดีเปรียบเสมือนเครื่องมือที่ช่วยคุณจัดการเงินเดือนที่ครบครัน เพรียบพร้อมสำหรับการทำงาน จากการออกแบบมาอย่างดี อัพเดตข้อมูลแบบ Realtime และ Import ข้อมูลเวลาการทำงาน ขาด ลา มา สาย ข้อมูลเหล่านี้เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการออกเงินเดือน รวมถึงในส่วนของผู้บริหารเองก็สามารถดูรายงานสรุปต่างๆ ที่ช่วยในการตัดสินใจ เช่น การขึ้นเงินเดือนให้พนักงาน โบนัสประจำปี หรือ การประเมินพนักงาน นอกจากนั้น ยังครอบคลุมไปถึงตัวพนักงานเอง ก็มั่นใจได้ว่าในการจ่ายเงินเดือนขององค์กรแต่ละครั้ง มีความถูกต้องแม่นยำ ไม่ผิดพลาดอย่างแน่นอน ช่วยให้องค์กรของคุณลดเวลาการทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรให้ดียิ่งขึ้น
สนใจบริการโปรแกรม HRM โปรแกรมเงินเดือน payroll สามารถคลิกสมัครใช้งานฟรีได้ที่ : https://www.optimistic-app.com/register/
