องค์ประกอบที่ดีที่สุด 4 ประการของการจจัดการความรู้ (KM)

การสร้างองค์กรให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ คือ การพัฒนาขีดความสามารถและศักยภาพอย่างต่อเนื่อง เพื่อมุ่งไปสู่ผลลัพธ์ที่สมาชิกขององค์กรมีความต้องการร่วมกันอย่างแท้จริง ซึ่งองค์กรจะต้องมีบรรยากาศที่เปิดกว้างในการสื่อสาร มีการพูดจากันอย่างเปิดเผย ซื่อตรง ไว้วางใจกัน มีความมุ่งมั่นทุ่มเท มีความรู้สึกปลอดภัยในความเสี่ยงที่กล้าพูด กล้าทำ

องค์ประกอบที่ดีที่สุด 4 ประการของการจัดการความรู้ ได้แก่ บุคลากร กระบวนการ เนื้อหา/ไอที และกลยุทธ์ ไม่ว่าจะเป็นองค์กรแบบไหนก็ตาม ต่างต้องการบุคลากรเพื่อเป็นผู้นำกระบวนการการเรียนรู้ และสนับสนุนให้เกิดการแบ่งปันความรู้ จากนั้นจึงเกิดการคิดหาก กระบวนการ เพื่อการจัดการและประเมินความรู้ เนื้อหา ความรู้และเครื่องมือ ไอที ที่ใช้เพื่อเชื่อมโยงเนื้อหาเข้ากับผู้คนอย่างเหมาะสม อย่างถูกที่ ทุกเวลา และถูกคน สุดท้ายการสร้าง กลยุทธ์ ที่ชัดเจนเพื่อการจัดทำ ให้ตอบสนองความต้องการสำคัญและเร่งด่วนที่สุดของธุรกิจ

สิ่งเหล่านี้เป็นส่วนประกอบสำคัญในการสร้างและขยายโปรแกรม KM ขององค์กรซึ่งแต่ละองค์ประกอบเป็นอย่างไรบ้างเราจะมาดูกัน

• บุคลากร หรือ คน

คุณคงเคยได้ยินวลีที่ว่า “คน กระบวนการ และเทคโนโลยี” ตั้งแต่ช่วงต้นทศวรรษ 1990 เป็นอย่างน้อย ผู้นำองค์กรได้ใช้กระบวนทัศน์นี้ ซึ่งมักเรียกกันว่า “สามเหลี่ยมทองคำ” เพื่อเป็นแนวทางในการริเริ่มและนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงองค์กร

แนวคิดคือ หากคุณให้ความสำคัญกับปัจจัยใดปัจจัยหนึ่งมากเกินไป ความคิดริเริ่มของคุณก็จะล้มเหลว และลำดับมีความสำคัญ จะเริ่มจากต้องสรรหาบุคคลที่เหมาะสมเข้ามาก่อนที่จะเข้าสู่กระบวนการ และเทคโนโลยี เช่นเดียวกันเมื่อคุณต้องการเริ่มโปรแกรม KM คุณต้องมีบุคคลสองประเภทนี้เข้ามาเกี่ยวข้อง

1. ผู้นำระดับสูงเพื่อให้การสนับสนุนและข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกลยุทธ์องค์กรที่กว้างขึ้นและ
2. ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียข้ามสายงาน เพื่อเป็นแนวทางในการดำเนินการ

ผู้นำระดับสูงคือผู้เชี่ยวชาญที่ปฏิบัติงานมาอย่างมาก มีประสบการณ์ความรู้ความสามารถมีองค์ความรู้ที่ช่วยในการแก้ไขปัญหาที่สำคัญและเร่งด่วนได้

การเลือกผู้มีส่วนได้ส่วนเสียข้ามสายงาน ให้มองหาเพื่อนร่วมงานของคุณในฝ่ายทรัพยากรบุคคล ไอที และ การปรับปรุงกระบวนการ ซึ่งการทำงานร่วมกันช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดการองค์ความรู้ได้ดียิ่งขึ้น

เมื่อการสร้าง KM เติบโตขึ้น องค์กรส่วนใหญ่จะตั้งทีมหลักของ KM โดยระบุ ผู้นำ และผู้อำนวยความสะดวกทั้งระบบ และจัดตั้งคณะกรรมการกำกับการจัดการเพื่อดูแลอย่างต่อเนื่อง ซึ่งนั้นทำให้มีหลายบุคคล ในหลายๆระดับ ในทุกๆแผนก เข้ามาเกี่ยวข้อง นี่จึงเกิดการแบ่งปันความรู้ในวัฒนธรรมองค์กรอย่างแท้จริง แต่ก็ไม่ได้หมายถึงว่าจะต้องใช้งบประมาณมากมายหรือใช้เวลามากจนเกินไป หากสามารถสร้างกระบวนการอย่างชาญฉลาด ไม่ยุ่งยาก และมีกลยุทธ์ที่น่าสนใจ

• กระบวนการ

ในองค์กรหากมีกระบวนการ KM ที่ดีมักจะสามารถตอบสนองความต้องการในการเรียนรู้ของคนในองค์กรได้เหมือนเปิด-ปิด ก๊อกน้ำ สามารถเข้าถึง ระบุปัญหา จัดการแก้ไขให้การทำงานหรือดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยที่ผู้ใช้ปลายทางไม่จำเป็นต้องรู้ว่าทุกอย่างต้องทำอย่างไร แค่เพียงได้รับความรู้ที่ต้องการเพื่อแก้ปัญหาหรือกระบวนการทำงานได้อย่างง่ายดายและสะดวก โดยส่วนใหญ่การส่งต่อองค์ความรู้จะเป็นวัฏจักร 7 ขั้นตอน ดังนี้

1. สร้างความรู้ใหม่ (สิ่งนี้เกิดขึ้นทุกวัน ตลอดเวลา ในทุกพื้นที่ของธุรกิจ)
2. ระบุความรู้ที่มีความสำคัญต่อกลยุทธ์และการดำเนินงาน
3. รวบรวมความรู้เพื่อแบ่งปันกับผู้อื่น
4. ทบทวนความรู้เพื่อประเมินความเกี่ยวข้อง ความถูกต้อง และการบังคับใช้
5. แบ่งปันความรู้ผ่านเอกสาร โพสต์แบบไม่เป็นทางการ และกิจกรรมความร่วมมือ
6. เข้าถึงความรู้ผ่านกลไกการดึง (เช่น ค้นหา) และผลัก (เช่น การแจ้งเตือน)
7. ใช้ความรู้เพื่อแก้ปัญหาได้เร็วขึ้นและตัดสินใจอย่างชาญฉลาดมากขึ้น

สำหรับทีม KM กุญแจสำคัญคือการระบุวิธีการสร้างขั้นตอนเหล่านี้ในกระบวนการทางธุรกิจที่ผู้คนใช้อยู่แล้วทุกวัน เช่น ส่งการแจ้งเตือนเกี่ยวกับขั้นตอนในการทำงาน หรือการรวมการทบทวนความรู้เข้ากับบทบาทงานบางอย่าง เป็นต้น

• เนื้อหา/เนื้อหาไอที

เป็นเอกสารความรู้ทุกประเภท ตั้งแต่แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ได้รับการตรวจสอบ ไปจนถึงคำแนะนำที่อาจไม่ถูกต้องนัก แต่แก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วซึ่งแบ่งปันกันระหว่างเพื่อนร่วมงาน เนื้อหาเหล่านั้นสามารถนำมาใช้ซ้ำได้ทันที เช่น เทมเพลตและวิดีโอแสดงวิธีการ หรืออาจเป็นข้อมูลที่ยุ่งเหยิงและไม่มีโครงสร้าง (เช่น เอกสารประกอบโครงการ) เราใส่เนื้อหาควบคู่ไปกับไอทีเพราะโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีช่วยให้ผู้คนสามารถสร้างเนื้อหา จัดเก็บวางไว้ที่ใดที่หนึ่ง และให้ผู้คนเข้าถึง และนำกลับมาใช้ใหม่ได้ หากคุณไม่มี KM ผู้คนจะยังคงสร้างและใช้เนื้อหา แต่พวกเขาจะนำไปไว้ในที่ที่คนอื่นไม่สามารถหาได้ ทำให้เสียเวลาสร้างขึ้นมาใหม่ หรือไม่ได้รับการพัฒนา จนอาจเป็นการนำเนื้อหาที่ล้าสมัย หรือไม่ถูกต้อง มาใช้ซ้ำ

การจัดการเนื้อหาที่มีประสิทธิภาพ ผู้จัดทำ KM จะมีเวิร์กโฟลว์สำหรับการสร้างและตรวจสอบเนื้อหา การจัดหมวดหมู่เพื่อจัดระเบียบเนื้อหา และเครื่องมือเทคโนโลยีเพื่อเชื่อมโยงผู้คนกับเนื้อหา องค์กรขั้นสูงใช้การจัดการเนื้อหาเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกัน เกิดการค้นพบนวัตกรรม และให้บริการเพื่อการเข้าถึงเนื้อหาแก่พนักงานโดยอัตโนมัติตามที่พนักงานมีเวลาและสะดวกที่สุดเพื่อเข้ามาเรียนรู้

• กลยุทธ์

การจัดทำ KM ทุกโปรเจคต้องมีกลยุทธ์ที่ชัดเจน มีเอกสาร และเกี่ยวข้องกับธุรกิจ คุณสามารถมีเครื่องมือเทคโนโลยีที่ดีที่สุดและทีม KM ที่ชาญฉลาด แต่ทุกอย่างจะไร้ค่าหากไม่มีกลยุทธ์ บางที Kenichi Ohmae พูดได้ดีที่สุดว่า “การพายเรือให้หนักขึ้นไม่ช่วย ถ้าเรือไปผิดทาง”

ธุรกิจที่มั่นคง แสดงให้เห็นถึงความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับความต้องการความรู้ที่สำคัญขององค์กร สิ่งที่องค์กรควรต้องคำนึงทุกครั้งในการจัดการโครงการ KM คือ

• คุณค่าของ KM (นั่นคือ KM จะแก้ปัญหาทางธุรกิจอย่างไร)
• เครื่องมือ แนวทาง และบทบาทที่คุณจะต้องไปถึงที่นั่น
• งบประมาณ และ
• ผลกระทบที่คาดหวังจาก KM (ROI)

การประเมินโครงการ KM หลังเสร็จสิ้นกระบวนการ จะทำให้สามารถให้คะแนนคุณภาพของการจัดการความรู้ และสามารถนำโครงการ KM ไปเปรียบเทียบกับเพื่อนและคู่แข่งได้ ทำให้สามารถต่อยอดพัฒนาเสริมสร้างให้เกิดนวัตกรรมใหม่ๆ องค์ความรู้ใหม่ๆ ที่มีประสิทธิภาพนำไปใช้ได้

“การมีองค์การแห่งการเรียนรู้นี้จะทำให้องค์การและบุคลากร มีกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพและมีผลการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิผล กระบวนการในการเรียนรู้และสร้างความเข้าใจ เปิดโอกาสให้ทีมทำงานและมีการให้อำนาจในการตัดสินใจ เป็นการส่งเสริมให้เกิดบรรยากาศของการคิดริเริ่ม การสร้างนวัตกรรม ซึ่งนั้นจะทำให้เกิดองค์กรที่เข้มแข็ง พร้อมเผชิญกับสภาวะการแข่งขัน…”

ที่มา https://www.apqc.org/blog/what-are-best-four-components-knowledge-management

รูปภาพ https://www.pexels.com/