การออกแบบ Timesheet สำหรับ Remote Working

การทำงานแบบ Remote Working เป็นการนำเอาเทคโนโลยีและนวัตกรรมการสื่อสารเข้ามาช่วยในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการประชุมหารือ การติดต่อสื่อสาร หรือการรับ-ส่งงานระหว่างกัน เป็นการทำงานที่คนทำงานสามารถทำงานที่ไหนก็ได้โดยไม่จำเป็นต้องเข้ามานั่งที่สำนักงานภายใต้สภาพแวดล้อมการทำงานแบบเดิม ซึ่งกระบวนการทำงานในลักษณะนี้มีข้อดีหลายประการ ทั้งความอิสระที่สามารถเลือกทำงานได้ในสถานที่และบรรยากาศที่ตัวเองชอบ หรือแม้แต่สามารถเลือกช่วงเวลาการทำงานได้ตามที่ต้องการ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและระดับความคิดที่สร้างสรรค์มากขึ้นซึ่งเหมาะสมกับตนเอง

ซึ่งความเปลี่ยนแปลงนี้ส่งผลถึงการทำงานของฝ่ายบุคคลเช่นกันตัวอย่างเช่น

การปรับระบบการใช้ Digital Signature ร่วมกับแผนกเทคโนโลยีสารสนเทศในการออกประกาศต่าง ๆ รวมถึงการอนุมัติเอกสารภายในของผู้บริหาร
การทำเงินเดือนอาจเปลี่ยนเป็นใช้ระบบ E-Payment แทนการตีเช็คธนาคาร (Cheque) และนำฝากเข้าธนาคาร ในการเปลี่ยนจากระบบการใช้เช็ค (Cheque) เป็นระบบ E-payment แทน ทั้งนี้อาจต้องคุยกับทางแผนกบัญชีและการเงินในการเปลี่ยนวิธีการสั่งจ่ายกับทางธนาคาร รวมถึงพูดคุยถึงระบบโอนเงิน (Transfer money) กับทางธนาคารอีก เท่ากับช่วยบริษัทลดค่าใช้จ่ายในการซื้อ Cheque และประหยัดเวลาผู้บริหารสามารถอนุมัติการสั่งจ่ายเงินผ่านระบบ Online ได้เลยครับ
การจัดฝึกอบรม อาจต้องเปลี่ยนการเรียนรู้โดยใช้สื่อออนไลน์ (Virtual Learning) ในการสอนและให้ความรู้พนักงาน รวมทั้งการหาหลักสูตรออนไลน์ เพื่อส่งพนักงานเข้าอบรม ซึ่งราคาก็จะประหยัดกว่าการเข้าเรียนแบบ Classroom และบางหลักสูตรก็ยังสามารถเรียนตอนไหนก็ได้อีกด้วย

ส่วนอีกเรื่องที่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับฝ่ายบุคคลนั้นคงไม่พ้นเรื่องของการลงเวลาทำงานซึ่งคงจะเกิดเป็นคำถามว่า “แล้วระบบการบันทึกการทำงาน จะทำอย่างไร”

ระบบการบันทึกการทำงาน (Timesheet Management)

คือ กระบวนการออกแบบ จัดเก็บ ประมวลข้อมูล และการนำมาใช้งาน ซึ่งเริ่มจากกระบวนการบันทึกการทำงานประจำวัน (Timesheet) เพื่อสรุปว่าตนเองได้ทำงานอะไรบ้างในแต่ละวัน ใช้เวลาเท่าไหร่ในการทำงานในแต่ละงานหรือ Project ที่เรากำลังดำเนินการอยู่ ซึ่งอาจจะส่งสรุปเป็นรายวันหรือรายสัปดาห์ก็ได้ให้กับแผนกที่รับผิดชอบในการติดตามการทำงานหรือความสำเร็จของโครงการ ซึ่งนอกจากนี้เองยังนำไปใช้เพื่อการประเมินผลงานก็ได้ รวมถึงทางฝ่ายบุคคลยังนำไปใช้สรุปค่างานหรือดูภาระงาน (Work load) ของพนักงานได้อีกด้วย

จากนโยบาย Work From Home ที่เกิดขึ้นในช่วงทีผ่านมาทำให้เห็นรูปแบบการทำงานในรูปแบบของ Remote Working จำเป็นมากขึ้น เพราะทางผู้บริการอาจจะให้ทางฝ่ายบุคคล ช่วยดูแลพนักงานและติดตามผลงานพนักงาน รวมถึงมีหน้าที่รวบรวมและเก็บข้อมูลใบบันทึกการทำงาน (Timesheet) พร้อมแนะนำให้คำปรึกษารวมถึงจัดทำคู่มือการเขียนให้กับพนักงาน

การออกแบบ Timesheet จึงเป็นสิ่งที่ฝ่ายบุคคลต้องมาคิดดู ว่าจะออกแบบอย่างไรที่ทำให้ เมื่อผู้บังคับบัญชาอ่านใบบันทึกการทำงาน (Timesheet) ก็สามารถตรวจสอบ และเห็นผลการทำงานของพนักงานอย่างชัดเจน รวมถึงตัวพนักงานเองเมื่อกลับมาอ่านงานตนเองก็จะเห็นว่าตนเองทำอะไรไปบ้างในช่วงการทำงาน ในช่วง Work From Home ส่วนในทางของฝ่ายบุคคลเองก็สามารถที่จะรวบรวมข้อมูล และสรุปผลต่างๆที่ต้องใช้งานได้อีกด้วยเช่นกัน ซึ่งฝ่ายบุคคลอาจใช้วิธีการง่ายๆ โดยการทำงานผ่าน Word หรือ Excel แล้วจัดเก็บไว้บน Share Drive ขององค์กรเพื่อให้ทั้งผู้บริหาร หัวหน้างาน และพนักงานสามารถเข้าถึงได้

ตัวอย่างแบบฟอร์มอย่างง่าย เช่น

แต่หากทางฝ่ายบุคคลต้องการรายละเอียดอย่างอื่นเพิ่มเติม ก็สามารถปรับเพิ่มโดยอาจจะนำหลักของการออกแบบที่เรียกว่า “SMART” หรือที่เราเรียกว่า “การออกแบบตามการตั้งเป้าหมายขององค์กร” เข้ามาช่วยในการออกแบบ

SMART มีหลักดังนี้

S : Specific – เฉพาะเจาะจง
M : Measurable – สามารถวัดได้
A : Achievable – บรรลุผลได้
R : Realistic – สมเหตุสมผล สอดคล้องสถานการณ์ความเป็นจริง
T : Timely – กำหนดช่วงเวลาที่ชัดเจน

ซึ่งแบบฟอร์มที่ออกมาจะทำให้มีการลงรายละเอียดตามหลักการ ดังนี้

การระบุวันเวลาที่ชัดเจน
บันทึกการทำงาน ว่าใคร ทำอะไร
ระบุช่วงเวลาในการทำกิจกรรม หรืองาน ตามที่ได้รับมอบหมาย
ลงความคืบหน้าของ กิจกรรมที่ทำ โปรเจคที่รับผิดชอบ สำเร็จหรือไม่
พิจารณา ความสมเหตุสมผล ตามความเป็นจริงของการทำงานในแต่ละวัน

หมายเหตุ :หัวข้อต่างๆใน Timesheet เปลี่ยนแปลงไปตามความต้องการหรือเป้าหมายขององค์กรที่ต้องการ

ซึ่งการจะนำหลักการดังกล่าวมาใช้ทางฝ่ายบุคคลเอง ควรทำคู่มือการใช้งาน เพื่อให้พนักงานเข้าใจและเป็นต้นแบบให้พนักงาน รวมถึงการสอนและทำความเข้าใจรวมถึง บอกวัตถุประสงค์ของการทำ เพื่อลดกระแสต่อต้านของพนักงาน

เช่น การทำใบสรุปการทำงานจะช่วยผลักดันให้เห็นผลงานได้ชัดเจนมากขึ้น และสามารถนำไปคุยกับหัวหน้างาน รวมถึงอาจใช้เพื่อเป็นหลักฐานการทำงานและผลงานเพื่อใช้ประเมินประจำปีก็ได้

อีกทั้งหัวหน้างานเองก็จะได้รู้การทำงานของทีม ในช่วงการ Work from Home หรือ Remote Working รวมถึงช่วยยังสามารถวิเคราะห์งานของทีม ว่าทำได้เต็มประสิทธิภาพหรือ อาจจะทำงานมากเกินไปหรือไม่

นอกจากนี้กรณีที่พนักงานมีการลงข้อมูลเรื่องสุขภาพ หัวหน้างานเองก็จะได้ใช้ไว้คุยกันพนักงานเรื่องการดูแลสุขภาพของพนักงาน และแสดงความห่วงใยต่อลูกทีมของท่านอีกด้วยครับ (แบบนี้ก็จะเห็นข้อดีมากขึ้นอีก) เมื่อเห็นผลลัพธ์ (Outcome)

จะเห็นได้ว่าการทำ Timesheet อย่างง่ายๆ ก็สามารถช่วยในการลงเวลางาน ช่วยบันทึกการทำงาน ทำให้ง่ายต่อการนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์ ทั้งฝ่ายบุคคล ฝ่ายบริหาร และตัวพนักงานเองได้อย่างดี แต่หากบางองค์กรมีความสามารถ หรือมีงบประมาณเพียงพอ การเลือกแพลตฟอร์ม หรือแอพพลิเคชั่นในการทำงานของ HR ดีๆมาใช้งานก็เป็นทางเลือกที่ช่วยในการอำนวยความสะดวกในการทำงานแบบ Remote Working ได้อย่างดีและมีประสิทธิภาพเช่นกัน

ที่มา https://th.hrnote.asia/personnel-management/220407-timesheet/

รูปภาพ https://www.pexels.com/